Trong lộ trình chuyển đổi số, hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế vận hành không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Những tình huống như mất kết nối mạng, lỗi hệ thống cấp mã hay sự cố hạ tầng kỹ thuật có thể khiến hoạt động kinh doanh bị gián đoạn. Vậy pháp luật quy định như thế nào về việc xử lý các tình huống này?

Những sự cố thường gặp với hóa đơn điện tử có mã

Theo quy định tại Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có 04 nhóm sự cố chính mà người nộp thuế thường xuyên đối mặt:

• Sự cố từ phía người bán: Không thể truy cập hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
• Sự cố hệ thống cấp mã: Hệ thống của cơ quan thuế gặp lỗi kỹ thuật không thể cấp mã kịp thời.
• Lỗi hạ tầng kỹ thuật: Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (T-VAN) gặp sự cố đường truyền hoặc máy chủ.
• Lỗi Cổng thông tin: Tổng cục Thuế chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn do lỗi kỹ thuật khách quan.

Quy trình xử lý khi không sử dụng được hóa đơn

Khi gặp tình trạng không thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã, bước đầu tiên và quan trọng nhất là doanh nghiệp cần liên hệ ngay với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ kỹ thuật.

Trong trường hợp khẩn cấp, nếu việc khắc phục sự cố kéo dài mà doanh nghiệp có nhu cầu xuất hóa đơn ngay để giao cho khách hàng, kế toán có thể đến trực tiếp cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã được cấp tại đây. Điều này đảm bảo luồng lưu thông hàng hóa không bị đình trệ.

Trách nhiệm của các bên khi hệ thống cấp mã gặp lỗi

Tại khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rất rõ trách nhiệm của cơ quan thuế:

"Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên."

Đối với doanh nghiệp, nếu phải sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế trong thời gian này, cần lưu ý thời hạn gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu số BC26/HĐG) chậm nhất trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi hệ thống được khắc phục.

Lỗi từ phía nhà cung cấp dịch vụ và Tổng cục Thuế

Nếu lỗi xuất phát từ hạ tầng của tổ chức cung cấp dịch vụ, đơn vị này có trách nhiệm thông báo cho khách hàng và phối hợp với Tổng cục Thuế để xử lý nhanh nhất. Doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp có biện pháp hỗ trợ lập hóa đơn tạm thời để gửi cấp mã ngay khi hệ thống hoạt động trở lại.

Đặc biệt, một tin vui cho các kế toán là nếu việc chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử do lỗi kỹ thuật từ phía Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp sẽ không bị xác định là hành vi vi phạm và không bị xử phạt hành chính. Tuy nhiên, ngay khi hệ thống hoạt động bình thường (trong vòng 02 ngày làm việc), doanh nghiệp phải hoàn tất việc chuyển dữ liệu.

Việc nắm vững các quy định về xử lý sự cố không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong kinh doanh mà còn bảo vệ đơn vị trước những rủi ro pháp lý không đáng có về thuế và hóa đơn.