Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều tiện ích nhưng cũng tiềm ẩn không ít rủi ro pháp lý, đặc biệt là vấn đề hóa đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp 3 giải pháp then chốt giúp doanh nghiệp tự bảo vệ mình trước các sai phạm không đáng có.

1. Tự kiểm tra và xác minh giao dịch: Lá chắn đầu tiên

Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng quy định của Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp kiểm tra thực tế thay vì chỉ tin tưởng vào tờ hóa đơn điện tử nhận được.

• Đối chiếu hợp đồng: Kiểm tra kỹ các điều khoản về hàng hóa, số lượng và đơn giá.
• Xác minh giao nhận: Lưu trữ đầy đủ chứng từ vận chuyển, địa điểm giao nhận và phương tiện vận tải.
• Kiểm tra nguồn gốc: Xác minh chủ sở hữu hàng hóa trước thời điểm giao dịch để tránh hàng lậu, hàng giả.
• Chứng từ thanh toán: Ưu tiên thanh toán qua ngân hàng để đảm bảo tính minh bạch và có bằng chứng thép khi cơ quan thuế thanh tra.

2. Tra cứu thông tin hóa đơn: Công cụ không thể thiếu

Hiện nay, việc quản lý hóa đơn đã được chuẩn hóa theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Kế toán cần thường xuyên truy cập hệ thống của Tổng cục Thuế để kiểm tra trạng thái hóa đơn.

Việc tra cứu giúp doanh nghiệp biết được hóa đơn đó có mã của cơ quan thuế hay không, đã được gửi dữ liệu lên hệ thống chưa và có sai sót gì về ký hiệu mẫu số hay không.

3. Nhận diện doanh nghiệp rủi ro cao: Phòng bệnh hơn chữa bệnh

Cơ quan thuế thường xuyên công bố danh sách các doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế hoặc doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ danh sách này trước khi ký kết hợp đồng với đối tác mới.

Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể dẫn đến những mức phạt hành chính rất nặng, thậm chí là truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu trốn thuế.

Xử lý thế nào khi lỡ dùng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn?

Đây là tình huống "dở khóc dở cười" mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Cách xử lý sẽ phụ thuộc vào thời điểm phát sinh hóa đơn:

"Nếu hóa đơn phát sinh trước khi doanh nghiệp bán hàng bỏ trốn và có đầy đủ bằng chứng về giao dịch hàng hóa thực tế, doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý. Ngược lại, nếu hóa đơn lập sau ngày cơ quan thuế thông báo doanh nghiệp bỏ trốn, toàn bộ số thuế và chi phí đó sẽ bị loại bỏ."

Trong trường hợp bị cơ quan thuế nghi ngờ, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ giải trình bao gồm: Hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và các tài liệu liên quan khác để chứng minh giao dịch là có thật.

Việc chủ động kiểm soát và nắm vững quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn xây dựng uy tín vững chắc trong mắt các cơ quan quản lý.