Trong hoạt động kinh doanh, chiết khấu thương mại là một hình thức khuyến khích khách hàng mua hàng với số lượng lớn hoặc đạt doanh số nhất định. Tuy nhiên, việc thể hiện khoản chiết khấu này trên hóa đơn điện tử sao cho đúng quy định pháp luật, đặc biệt là vấn đề ghi số âm hay số dương, vẫn gây ra nhiều lúng túng cho bộ phận kế toán.

Hóa đơn chiết khấu thương mại có được ghi số âm không?

Theo quy định hiện hành, hóa đơn chiết khấu thương mại không được ghi số âm trong trường hợp lập hóa đơn thông thường. Việc ghi dấu âm (-) chỉ được áp dụng khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho các sai sót về giá trị hoặc thuế suất.

Cụ thể, căn cứ tại điểm đ khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

"Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng thì trên hóa đơn phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại dành cho khách hàng."

Bên cạnh đó, điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC nhấn mạnh rằng đối với nội dung về giá trị có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Như vậy, chiết khấu thương mại bản chất là một khoản giảm trừ doanh thu, không phải là khoản điều chỉnh do sai sót hóa đơn, nên không áp dụng việc ghi số âm trừ khi đó là hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị do chiết khấu được thực hiện sau khi đã lập hóa đơn bán hàng.

Hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn chiết khấu thương mại

Tùy vào thời điểm thực hiện chiết khấu, kế toán cần áp dụng cách lập hóa đơn khác nhau để đảm bảo tính hợp lệ:

Trường hợp 1: Chiết khấu trực tiếp ngay khi mua hàng

Đây là trường hợp đơn giản nhất. Nếu khách hàng được hưởng chiết khấu ngay tại thời điểm mua, trên hóa đơn sẽ ghi giá bán đã chiết khấu, thuế GTGT và tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT.

Ví dụ: Một sản phẩm có giá niêm yết là 10.000.000 đồng, chiết khấu ngay 10% (1.000.000 đồng). Trên hóa đơn sẽ ghi đơn giá là 9.000.000 đồng.

Trường hợp 2: Chiết khấu dựa trên số lượng, doanh số (sau nhiều lần mua)

Số tiền chiết khấu sẽ được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo. Theo khoản 22 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC:

• Nếu số tiền chiết khấu nhỏ hơn giá trị hóa đơn cuối cùng: Trừ trực tiếp trên hóa đơn đó.
• Nếu số tiền chiết khấu lớn hơn giá trị hóa đơn cuối cùng: Phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn trước đó.

Trường hợp 3: Chiết khấu lập sau khi kết thúc chương trình

Khi kết thúc chương trình chiết khấu, người bán lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền và tiền thuế điều chỉnh. Đây là lúc kế toán thường phải sử dụng hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) để phản ánh đúng thực tế giảm trừ doanh thu.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc nắm vững quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý hóa đơn có sai sót là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát hóa đơn chặt chẽ để tránh việc phải lập hóa đơn điều chỉnh nhiều lần, gây khó khăn cho công tác quyết toán thuế sau này.