Trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, không ít kế toán gặp phải tình trạng dở khóc dở cười khi gửi hóa đơn đi nhưng nhận về thông báo từ chối cấp mã từ cơ quan thuế. Việc hóa đơn không được cấp mã đồng nghĩa với việc hóa đơn đó không có giá trị pháp lý, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và kê khai thuế của doanh nghiệp.

1. Điều kiện để hóa đơn điện tử được cấp mã

Căn cứ theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để được hệ thống của Tổng cục Thuế tự động cấp mã, hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn khắt khe sau:

"a) Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định này;
b) Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 12 Nghị định này;
c) Đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 15 Nghị định này;
d) Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này."

2. 7 nguyên nhân phổ biến khiến hóa đơn bị từ chối cấp mã

Dưới đây là tổng hợp những lỗi kỹ thuật thường gặp nhất mà kế toán cần lưu ý để tránh việc hóa đơn bị trả về:

• Số điện thoại sai định dạng: Hệ thống quy định số điện thoại không được dài quá 20 ký tự. Nhiều trường hợp kế toán nhập thừa khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt dẫn đến lỗi.
• Email người mua không hợp lệ: Email phải tuân thủ cấu trúc chuẩn [tên-email]@[tên-miền]. Nếu thiếu dấu chấm hoặc ký tự @, hóa đơn sẽ bị từ chối ngay lập tức.
• Số tài khoản ngân hàng quá dài: Mặc dù mỗi ngân hàng có quy định riêng, nhưng trên hệ thống thuế, trường này giới hạn tối đa 30 ký tự.
• Bỏ trống tên người mua: Đối với khách hàng lẻ không có mã số thuế, kế toán vẫn bắt buộc phải điền tên người mua hàng để đảm bảo tính minh bạch.
• Mã số thuế sai cấu trúc: Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 105/2020/TT-BTC, mã số thuế phải gồm 10 hoặc 13 con số với cấu trúc phân tách rõ ràng. Bất kỳ sai sót nào trong dãy số này đều khiến hệ thống không thể nhận diện.
• Ngày xuất hóa đơn không hợp lệ: Ngày lập hóa đơn phải sau ngày doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn điện tử.
• Nhập thiếu thuế suất: Ngay cả với các trường hợp khuyến mại hoặc chiết khấu, kế toán vẫn phải điền giá trị thuế suất tương ứng để hóa đơn hợp lệ.

3. Hướng dẫn xử lý khi hóa đơn bị từ chối cấp mã

Khi nhận được thông báo từ chối, kế toán không cần quá lo lắng. Vì hóa đơn chưa được cấp mã nên cơ quan thuế chưa quản lý và hóa đơn này hoàn toàn không có giá trị sử dụng. Do đó, bạn không cần phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót.

Quy trình xử lý chuẩn như sau:

1. Kiểm tra chi tiết lý do từ chối trong thông báo của cơ quan thuế.
2. Chỉnh sửa thông tin sai lệch trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử.
3. Thực hiện ký số và gửi lại yêu cầu cấp mã mới.
4. Để quản lý nội bộ tốt hơn, bạn nên xóa bỏ các bản nháp hóa đơn bị lỗi trên phần mềm để tránh nhầm lẫn khi kê khai sau này.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 105/2020/TT-BTC sẽ giúp kế toán chủ động hơn trong công việc, giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.