Việc mở rộng mạng lưới kinh doanh thông qua việc thành lập chi nhánh là một bước đi chiến lược quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra thuận lợi và đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định về hồ sơ và trình tự thực hiện. Tại thời điểm năm 2020, các hoạt động này được điều chỉnh trực tiếp bởi Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

1. Khái niệm và đặc điểm pháp lý của chi nhánh

Theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014, chi nhánh được định nghĩa như sau:

"Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp."

Một số lưu ý quan trọng:

• Địa điểm: Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính.
• Tên chi nhánh: Phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên chi nhánh phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”.
• Con dấu: Chi nhánh có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình (nếu doanh nghiệp cho phép).

2. Thành phần hồ sơ thành lập chi nhánh chi tiết

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh sẽ có những điểm khác biệt nhất định theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP).

2.1. Đối với Công ty TNHH Một thành viên

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu quy định).
• Quyết định bằng văn bản của chủ sở hữu công ty về việc thành lập chi nhánh.
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người đứng đầu chi nhánh.

2.2. Đối với Công ty TNHH Hai thành viên trở lên và Công ty Cổ phần

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh.
• Quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) về việc thành lập chi nhánh.
• Biên bản họp tương ứng của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị.
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
• Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh.

3. Trình tự, thủ tục thực hiện đăng ký hoạt động chi nhánh

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ:

Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp

1. Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt chi nhánh.
2. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, nếu đầy đủ sẽ trao Giấy biên nhận.
3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Cách 2: Đăng ký trực tuyến (Khuyến khích thực hiện)

Doanh nghiệp thực hiện kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho doanh nghiệp.

4. Các công việc cần làm sau khi được cấp Giấy chứng nhận

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Khắc dấu và thông báo mẫu dấu: Chi nhánh thực hiện khắc dấu và thông báo mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Treo biển hiệu: Biển hiệu chi nhánh phải được treo tại trụ sở chi nhánh với đầy đủ thông tin theo quy định.
• Kê khai thuế: Thực hiện các thủ tục về thuế (mở tờ khai, nộp lệ phí môn bài) tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp chi nhánh.
• Thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Lệ phí thực hiện: 100.000 đồng/lần (theo quy định hiện hành tại thời điểm 2020).

Hy vọng những thông tin chi tiết trên đây sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, hãy liên hệ với các chuyên gia pháp lý để được hỗ trợ kịp thời.