Trong hoạt động kinh doanh, việc khách hàng hoàn trả hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng hoặc thỏa thuận là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, không ít kế toán vẫn lúng túng trong việc xử lý hóa đơn và hạch toán sao cho đúng quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là sau khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững quy trình xử lý để tránh các rủi ro về thuế.

Quy định về lập hóa đơn khi hàng bán bị trả lại

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi có hoạt động hoàn trả hàng hóa, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Cụ thể:

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp... hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này...”

Trường hợp người mua là tổ chức, doanh nghiệp

Đối với người mua là cơ sở kinh doanh có sử dụng hóa đơn, khi trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, bên bán sẽ thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó. Trên hóa đơn này, kế toán cần ghi rõ giá trị hàng hóa hoàn trả (ghi số âm) và các thông tin đối chiếu với hóa đơn gốc như mẫu số, ký hiệu, ngày tháng năm lập.

Trường hợp người mua là cá nhân

Việc xử lý đối với khách hàng cá nhân có sự khác biệt tùy thuộc vào số lượng hàng trả lại:

• Trả lại một phần: Bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đúng với thực tế số lượng hàng nhận lại.
• Trả lại toàn bộ: Hai bên cần lập biên bản ghi rõ lý do trả hàng, số lượng và giá trị. Sau đó, bên bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập.

Hướng dẫn hạch toán kế toán hàng bán bị trả lại

Tùy thuộc vào chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng, việc hạch toán sẽ có những điểm khác biệt nhất định giữa Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Đối với bên bán (Người nhận lại hàng)

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Khi nhận lại hàng, kế toán ghi nhận giảm doanh thu thông qua tài khoản 5212:

• Nợ TK 5212: Giá trị hàng bán bị trả lại (chưa thuế).
• Nợ TK 33311: Thuế GTGT tương ứng.
• Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền phải trả lại hoặc trừ vào công nợ.

Đồng thời, ghi nhận nhập kho hàng hóa (giảm giá vốn):

• Nợ TK 156: Giá trị hàng nhập kho.
• Có TK 632: Giá vốn hàng bán.

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

Do không sử dụng tài khoản giảm trừ doanh thu, kế toán ghi trực tiếp vào bên Nợ TK 511:

• Nợ TK 511: Giá trị hàng bán bị trả lại.
• Nợ TK 3331: Thuế GTGT.
• Có TK 111, 112, 131: Số tiền trả lại khách hàng.

Đối với bên mua (Người trả lại hàng)

Khi thực hiện trả lại hàng, bên mua hạch toán giảm giá trị hàng tồn kho và giảm thuế đầu vào được khấu trừ:

• Nợ TK 111, 112, 331: Số tiền nhận lại hoặc giảm trừ công nợ.
• Có TK 152, 153, 156...: Giá trị hàng trả lại.
• Có TK 133: Thuế GTGT tương ứng của hàng trả lại.

Việc tuân thủ đúng quy trình xuất hóa đơn và hạch toán không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch sổ sách mà còn là cơ sở quan trọng khi quyết toán thuế, tránh bị xử phạt do kê khai sai lệch doanh thu và chi phí.