Việc khách hàng trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng là tình huống thường gặp trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nếu kế toán không nắm vững quy trình xử lý hóa đơn trong trường hợp này, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng sai sót dữ liệu thuế, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn gỡ rối vấn đề này dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.

Kế toán cần nắm vững quy định về xử lý hóa đơn khi hàng bị trả lại (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý quan trọng doanh nghiệp cần nắm vững

Để thực hiện đúng việc xử lý hóa đơn đối với hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp cần căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về quản lý hóa đơn, chứng từ, đặc biệt là quy định tại khoản 2 Điều 19 về xử lý hóa đơn có sai sót.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế, cụ thể là khoản 4 Điều 7 về hồ sơ khai bổ sung.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC, trọng tâm là điểm e khoản 1 Điều 7 về xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót.

Hai phương án xử lý hóa đơn khi hàng bị trả lại

Khi người mua trả lại hàng hóa do không đúng thỏa thuận, người bán có quyền lựa chọn một trong hai hình thức xử lý hóa đơn điện tử đã lập như sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Đây là phương án phổ biến giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác sự thay đổi về giá trị hàng hóa. Cụ thể:

• Người bán thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng (bao gồm tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền).
• Đối với các sai sót về giá trị: Điều chỉnh tăng ghi dấu dương (+), điều chỉnh giảm ghi dấu âm (-) đúng với thực tế.

Việc kiểm kê hàng hóa bị trả lại cần được thực hiện nghiêm túc trước khi lập hóa đơn (ảnh minh họa)

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Người bán có thể chọn hình thức lập hóa đơn mới thay thế hoàn toàn cho hóa đơn có sai sót. Hóa đơn thay thế phải chứa đựng đầy đủ và chính xác các nội dung của hàng hóa thực tế sau khi đã trừ phần bị trả lại.

Lưu ý chung: Dù chọn cách nào, trên hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế bắt buộc phải ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.

Lưu ý về việc kê khai thuế bổ sung sau khi xử lý hóa đơn

Sau khi đã hoàn tất việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, nếu dẫn đến hồ sơ khai thuế GTGT của kỳ gốc có sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện nộp hồ sơ khai bổ sung. Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP:

"Trường hợp khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được hoàn trả thì phải nộp đủ số tiền thuế tăng thêm và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước."

Nếu việc khai bổ sung chỉ làm thay đổi số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau, doanh nghiệp phải kê khai vào kỳ tính thuế hiện tại để đảm bảo tính liên tục và chính xác của dữ liệu thuế.

Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách kế toán mà còn là lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trước các đợt thanh kiểm tra của cơ quan thuế. Nếu còn thắc mắc về các tình huống cụ thể, doanh nghiệp nên tham khảo thêm Công văn 7443/CTDAN-TTHT để có hướng dẫn chi tiết nhất.