Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là đối với loại hình Công ty TNHH Một thành viên, việc thực hiện các thủ tục hành chính thuế đôi khi không thể do người đại diện theo pháp luật trực tiếp đảm nhiệm. Một trong những thủ tục quan trọng nhất là việc mua hóa đơn từ cơ quan thuế. Để thực hiện việc này một cách hợp pháp, doanh nghiệp cần lập Giấy ủy quyền mua hóa đơn đúng quy chuẩn pháp luật.

Căn cứ pháp lý về việc mua hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, việc quản lý và sử dụng hóa đơn được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo đó, các doanh nghiệp mới thành lập hoặc các doanh nghiệp thuộc đối tượng rủi ro cao về thuế phải thực hiện thủ tục mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành.

Cụ thể, theo quy định tại Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi đến mua hóa đơn, người được cử đi mua phải có Giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Đây là văn bản pháp lý bắt buộc để cơ quan thuế xác định thẩm quyền của người thực hiện giao dịch.

Nội dung bắt buộc trong Giấy ủy quyền mua hóa đơn

Một bản Giấy ủy quyền mua hóa đơn chuẩn cho Công ty TNHH Một thành viên cần đảm bảo các thông tin sau:

• Thông tin Bên ủy quyền: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin của người đại diện theo pháp luật (thường là Chủ sở hữu hoặc Giám đốc công ty).
• Thông tin Bên được ủy quyền: Họ tên, số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân, địa chỉ thường trú của nhân viên được cử đi thực hiện thủ tục.
• Phạm vi ủy quyền: Ghi rõ việc liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để nộp hồ sơ, ký kết các giấy tờ liên quan và nhận hóa đơn.
• Thời hạn ủy quyền: Thường là cho đến khi hoàn thành công việc hoặc một khoảng thời gian cụ thể.

"Người mua hóa đơn (người đứng tên trong đơn mua hóa đơn hoặc người được chủ doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của tổ chức ủy quyền bằng văn bản theo quy định của pháp luật) khi đến mua hóa đơn phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật để cơ quan thuế kiểm tra."

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Bên cạnh Giấy ủy quyền, khi đến cơ quan thuế, người được ủy quyền cần mang theo các giấy tờ sau:

1. Đơn đề nghị mua hóa đơn (theo mẫu của cơ quan thuế).
2. Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân bản gốc của người được ủy quyền.
3. Con dấu của doanh nghiệp để đóng dấu vào các biên bản, hóa đơn cần thiết.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP mà còn giúp quá trình làm việc với cơ quan thuế diễn ra nhanh chóng, tránh các sai sót pháp lý không đáng có.

Hy vọng mẫu Giấy ủy quyền và những hướng dẫn trên đây sẽ giúp các Công ty TNHH Một thành viên thực hiện thủ tục mua hóa đơn một cách thuận lợi trong năm 2019.