Trong bối cảnh cải cách hành chính mạnh mẽ năm 2019, việc quản lý con dấu doanh nghiệp đã có những thay đổi căn bản theo tinh thần của Luật Doanh nghiệp 2014. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp tư nhân được thành lập trước ngày 01/07/2015, việc xử lý con dấu cũ do cơ quan Công an cấp vẫn là một thủ tục bắt buộc và quan trọng trước khi hoàn tất quá trình giải thể.

1. Tại sao doanh nghiệp tư nhân phải trả con dấu cho cơ quan Công an?

Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, những doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 vẫn đang sử dụng con dấu do cơ quan Công an cấp và quản lý. Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục giải thể hoặc muốn thay đổi mẫu dấu mới theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, họ có trách nhiệm phải hoàn trả con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an nơi đã cấp.

"Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu."

2. Thành phần hồ sơ trả con dấu chi tiết năm 2019

Để thực hiện thủ tục này một cách nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP:

• Công văn xin trả lại con dấu: Nêu rõ lý do trả dấu (giải thể hoặc đổi mẫu dấu mới).
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Hoặc Giấy phép đầu tư, Quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền.
• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu: Do cơ quan Công an cấp trước đó.
• Con dấu hiện tại: Con dấu vật lý cần được bàn giao lại.
• Giấy giới thiệu: Trong trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Tờ trình mất con dấu (nếu có): Nếu doanh nghiệp làm mất con dấu hoặc Giấy chứng nhận mẫu dấu, phải có văn bản thông báo và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật.

3. Trình tự và thời hạn giải quyết thủ tục

Quy trình thực hiện được tối ưu hóa nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong năm 2019:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội hoặc Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đã cấp con dấu.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra

Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu đầy đủ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả

Theo quy định tại Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan Công an sẽ hoàn tất việc thu hồi và cấp thông báo về việc đã thu hồi con dấu cho doanh nghiệp.

4. Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp tư nhân

Việc không thực hiện đúng thủ tục trả con dấu có thể dẫn đến những rắc rối pháp lý không đáng có khi làm thủ tục giải thể tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Cụ thể:

• Đối với doanh nghiệp giải thể: Phải có văn bản xác nhận đã trả con dấu của cơ quan Công an để nộp kèm hồ sơ giải thể cho Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Đối với doanh nghiệp đổi dấu: Sau khi trả dấu cũ, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo mẫu con dấu mới trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định của khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014.

Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trên đây sẽ giúp các chủ doanh nghiệp tư nhân nắm vững quy trình và thực hiện thủ tục trả con dấu một cách thuận lợi nhất trong năm 2019.