Việc ghi sai nội dung trên hóa đơn điện tử không chỉ khiến doanh nghiệp đối mặt với các khoản phạt hành chính nặng nề mà còn tiềm ẩn rủi ro bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế GTGT và chi phí hợp lý. Đặc biệt, với những cập nhật mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy trình quản lý hóa đơn đã trở nên chặt chẽ hơn bao giờ hết.

Căn cứ pháp lý mới nhất về hóa đơn điện tử

Tính đến thời điểm hiện tại, các quy định về hóa đơn điện tử được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật sau:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế và Nghị định 123.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123.
• Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn các nội dung mới nhất về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo đầy đủ các tiêu thức sau:

1. Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn

Đây là tiêu thức giúp phân loại hóa đơn và xác định năm lập hóa đơn. Ví dụ: Ký hiệu 1C26TAA cho biết đây là Hóa đơn GTGT (số 1), có mã của cơ quan thuế (C), lập năm 2026 (26) và loại hóa đơn do doanh nghiệp đăng ký (T).

2. Số hóa đơn

Số hóa đơn phải được lập liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn. Doanh nghiệp cần lưu ý không được để trống số hóa đơn hoặc nhảy số bất thường, trừ trường hợp hệ thống gặp sự cố kỹ thuật đã được báo cáo.

3. Thông tin người bán và người mua

Tên, địa chỉ và mã số thuế phải ghi đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Một sai sót nhỏ như sai một chữ cái trong tên công ty hoặc sai địa chỉ phường/quận cũng có thể khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ.

"Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng là cá nhân không có mã số thuế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có mã số thuế người mua." - Trích khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Những lưu ý quan trọng về thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn là yếu tố then chốt để xác định nghĩa vụ thuế. Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn thu tiền, tùy theo thời điểm nào xảy ra trước.

Xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử

Nếu phát hiện hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện xử lý theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tùy vào loại sai sót (sai địa chỉ, tên nhưng đúng mã số thuế hoặc sai số tiền, thuế suất) mà doanh nghiệp sẽ thực hiện thông báo điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.

Lời khuyên từ chuyên gia: Doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín có tính năng tự động kiểm tra thông tin mã số thuế và tích hợp trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế để giảm thiểu tối đa sai sót do con người gây ra.