Trong hoạt động kinh doanh hiện đại, việc kiểm soát dòng tiền và tính chính xác của số liệu là yếu tố sống còn. Vậy đối soát là gì và làm thế nào để xây dựng một quy trình đối soát chuyên nghiệp, tuân thủ đúng các chuẩn mực pháp lý? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết những thắc mắc này dưới góc nhìn chuyên gia.

Đối soát là gì? Căn cứ pháp lý quan trọng

Về mặt thuật ngữ chuyên môn, đối soát (reconciliation) là quá trình so sánh, kiểm tra tính hợp lý, chính xác và đồng nhất của số liệu giữa các nguồn khác nhau. Trong lĩnh vực tài chính, đây là hoạt động đối chiếu giữa sổ sách kế toán với chứng từ thực tế hoặc giữa các bên đối tác với nhau.

Theo quy định tại Luật Kế toán 2015, việc kiểm tra kế toán là bắt buộc nhằm đảm bảo số liệu phản ánh đúng bản chất các giao dịch kinh tế phát sinh. Cụ thể, tại Điều 34 Luật Kế toán 2015 nhấn mạnh đơn vị kế toán phải thực hiện kiểm kê tài sản, đối chiếu công nợ định kỳ để đảm bảo sự khớp đúng giữa sổ sách và thực tế.

Quy trình đối soát tài chính 4 bước chuẩn xác

Để quá trình đối soát diễn ra hiệu quả, tránh sai sót và tranh chấp, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình nghiêm ngặt sau:

Bước 1: Thu thập và xác nhận thông tin giao dịch

Đây là bước nền tảng, các bên cần tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ, biên bản giao nhận. Việc xác nhận thông tin phải dựa trên các thỏa thuận tại hợp đồng dân sự, tuân thủ nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu sai lệch

Kế toán viên tiến hành so sánh số liệu trên hệ thống với chứng từ gốc. Nếu phát hiện sai lệch, cần truy xuất nguồn gốc lỗi (do nhập liệu, lỗi hệ thống hay thất thoát tài sản) để có biện pháp xử lý kịp thời.

Bước 3: Xử lý sai lệch và thực hiện thanh toán

Sau khi thống nhất số liệu, các bên tiến hành lập biên bản đối soát và thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Lưu ý, các giao dịch thanh toán phải tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 4: Lưu trữ và cập nhật hệ thống

Mọi kết quả đối soát cần được lưu trữ cẩn thận. Điều 41 Luật Kế toán 2015 quy định rõ về thời hạn và trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán để phục vụ công tác thanh kiểm tra sau này.

Lợi ích thiết thực của việc đối soát định kỳ

Việc thực hiện đối soát không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn mang lại giá trị lớn cho quản trị doanh nghiệp:

• Minh bạch tài chính: Giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình công nợ và dòng tiền.
• Hạn chế rủi ro pháp lý: Tránh các sai phạm về thuế và kế toán có thể dẫn đến xử phạt hành chính.
• Tối ưu hóa vận hành: Phát hiện sớm các lỗ hổng trong quy trình quản lý tài sản và hàng hóa.

Tóm lại, đối soát là một mắt xích quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc hiểu rõ bản chất và thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.