Trong hoạt động kinh doanh, không ít trường hợp doanh nghiệp phải đứng ra thực hiện nghĩa vụ thuế thay cho cá nhân. Việc nắm vững quy định về hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng Luật Quản lý thuế 2019 mà còn tránh được những rủi ro pháp lý đáng tiếc.

Trách nhiệm khai thay, nộp thay thuế TNCN của doanh nghiệp

Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Luật Quản lý thuế 2019, tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ, khai thuế và nộp thuế thay cho người nộp thuế. Đây là nghĩa vụ bắt buộc nhằm đảm bảo nguồn thu ngân sách và đơn giản hóa thủ tục cho cá nhân.

Hồ sơ khai thay thuế TNCN từ chuyển nhượng bất động sản

Khi doanh nghiệp mua bất động sản của cá nhân và có thỏa thuận nộp thuế thay, hồ sơ cần chuẩn bị theo Thông tư 80/2021/TT-BTC bao gồm:

• Tờ khai thuế TNCN mẫu số 03/BĐS-TNCN.
• Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở.
• Hợp đồng chuyển nhượng bất động sản đã công chứng.
• Các giấy tờ làm căn cứ xác định thuộc đối tượng được miễn thuế theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025.

Chuyển nhượng vốn và chứng khoán: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp hoặc chuyển nhượng chứng khoán, doanh nghiệp phải thực hiện khai thay trước khi làm thủ tục thay đổi danh sách thành viên/cổ đông. Căn cứ Thông tư 111/2013/TT-BTC, hồ sơ gồm:

• Tờ khai thuế TNCN áp dụng đối với cá nhân có thu nhập từ chuyển nhượng vốn hoặc chứng khoán.
• Bản chụp Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp/chứng khoán.
• Tài liệu xác định trị giá vốn góp theo sổ sách kế toán.

Khai thay cho cá nhân kinh doanh và cho thuê tài sản

Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân (như thuê nhà, thuê xe) mà có thỏa thuận nộp thuế thay, hồ sơ thực hiện theo Thông tư 40/2021/TT-BTC:

• Tờ khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mẫu số 01/CNKD.
• Phụ lục bảng kê chi tiết hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mẫu số 01-1/BK-CNKD.
• Bản chụp hợp đồng thuê tài sản hoặc hợp đồng hợp tác kinh doanh.

Việc thực hiện đúng và đủ hồ sơ khai thuế không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong quản trị tài chính. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, doanh nghiệp nên tham chiếu trực tiếp các quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 để cập nhật các chính sách ưu đãi mới nhất.