Trong bối cảnh những tháng cuối năm 2019, cộng đồng doanh nghiệp đang khẩn trương chuẩn bị cho lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử toàn diện. Việc ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC được xem là "kim chỉ nam" quan trọng, tháo gỡ nhiều vướng mắc nhưng cũng đặt ra những tiêu chuẩn khắt khe về nội dung. Để một tờ hóa đơn điện tử được cơ quan Thuế chấp nhận và doanh nghiệp được khấu trừ thuế đầu vào, việc nắm vững các tiêu thức nội dung là điều kiện tiên quyết.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, nội dung của hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các thành phần sau:

1. Giải mã ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn - Những thay đổi mang tính bước ngoặt

Một trong những điểm mới nhất mà kế toán cần lưu ý chính là cách thiết lập ký hiệu hóa đơn. Không còn đơn thuần như hóa đơn giấy, ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 chứa đựng nhiều thông tin quản lý:

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Sử dụng chữ số đầu tiên (từ 1 đến 4) để xác định loại hóa đơn. Ví dụ: Số 1 là Hóa đơn GTGT, số 2 là Hóa đơn bán hàng.
• Ký hiệu hóa đơn: Gồm 6 ký tự. Đáng chú ý nhất là ký tự đầu tiên: 'C' thể hiện hóa đơn có mã của cơ quan thuế, 'K' thể hiện hóa đơn không có mã. Hai ký tự tiếp theo phản ánh năm lập hóa đơn (ví dụ năm 2019 sẽ ghi là 19).
• Số hóa đơn: Được ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

2. Thông tin định danh bên bán và bên mua: Sai một ly, đi một dặm

Tính minh bạch của hóa đơn điện tử phụ thuộc rất lớn vào thông tin định danh. Đối với người bán, tên, địa chỉ và mã số thuế phải khớp tuyệt đối với dữ liệu đăng ký kinh doanh. Đối với người mua, Thông tư 68 đã có những hướng dẫn linh hoạt hơn:

• Nếu người mua là cơ sở kinh doanh: Bắt buộc phải có Mã số thuế.
• Nếu người mua là cá nhân không có mã số thuế: Tiêu thức này có thể để trống. Riêng với khách hàng nước ngoài, có thể sử dụng số hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân tương đương.
• Trường hợp bán hàng qua máy tính tiền cho người tiêu dùng: Hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ người mua nếu không có yêu cầu.

3. Chi tiết hàng hóa, dịch vụ và đơn vị tính: Phải rõ ràng và chuẩn xác

Nội dung này phản ánh bản chất kinh tế của giao dịch và là căn cứ để tính thuế. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Tên hàng hóa: Phải ghi bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì tiếng nước ngoài đặt trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
• Đơn vị tính: Phải căn cứ vào đơn vị đo lường pháp định (tấn, tạ, kg, m, chiếc...) hoặc theo thực tế cung cấp dịch vụ.
• Thuế suất: Phải thể hiện rõ mức thuế suất GTGT tương ứng (5%, 10% hoặc không chịu thuế) theo quy định của pháp luật về thuế.

4. Chữ ký số và thời điểm lập hóa đơn: Yếu tố xác thực pháp lý

Khác biệt lớn nhất của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống chính là việc sử dụng chữ ký số. Đây là công cụ để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, chống chối bỏ và xác định danh tính người lập.

Thời điểm lập hóa đơn: Theo Thông tư 68, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số trên hóa đơn. Đây là căn cứ quan trọng để xác định nghĩa vụ kê khai thuế trong kỳ. Doanh nghiệp cần đảm bảo hạ tầng công nghệ và chữ ký số luôn trong trạng thái sẵn sàng để tránh việc chậm trễ ký số dẫn đến sai lệch thời điểm lập hóa đơn.

Việc tuân thủ các tiêu thức nội dung hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý mà còn là lá chắn pháp lý vững chắc trước các đợt thanh kiểm tra thuế. Mọi sai sót về tiêu thức có thể dẫn đến việc hóa đơn bị coi là không hợp lệ, gây thiệt hại trực tiếp về tài chính cho cả người bán và người mua.

Căn cứ pháp lý quan trọng cần tham chiếu:

• Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử.
• Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 119.