Trong công tác văn thư và quản lý hành chính, việc sử dụng con dấu không chỉ đơn thuần là một thủ tục hình thức mà còn là yếu tố then chốt khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Trong đó, dấu giáp lai là một khái niệm quen thuộc nhưng không phải ai cũng nắm rõ cách thực hiện sao cho đúng quy định. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất về dấu giáp lai theo bối cảnh pháp luật hiện hành tính đến tháng 05/2023.

1. Dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là con dấu được đóng vào lề phải hoặc lề trái của một tập tài liệu bao gồm từ hai tờ trở lên. Điểm đặc biệt của loại dấu này là hình ảnh con dấu sẽ được dàn trải, trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy trong tập văn bản đó. Mục đích cốt lõi của việc đóng dấu giáp lai là nhằm đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản, ngăn chặn hành vi thay đổi, tráo đổi nội dung hoặc làm sai lệch tài liệu sau khi đã được cơ quan, tổ chức xác nhận.

Việc đóng dấu giáp lai góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản, tạo sự tin tưởng giữa các bên trong giao dịch dân sự, kinh tế và là căn cứ quan trọng khi có tranh chấp phát sinh trước cơ quan tài phán.

2. Có bắt buộc phải đóng dấu giáp lai hay không?

Tính đến thời điểm hiện tại, pháp luật Việt Nam không có quy định chung bắt buộc mọi văn bản đều phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, trong thực tế quản lý và giao dịch, việc đóng dấu giáp lai trở thành một quy chuẩn không thể thiếu đối với các loại văn bản sau:

• Hợp đồng kinh tế, dân sự: Đảm bảo các trang của hợp đồng không bị thay thế nội dung có lợi cho một bên.
• Văn bản hành chính: Các báo cáo, tờ trình có nhiều phụ lục kèm theo.
• Hồ sơ thầu, hồ sơ pháp lý: Nộp cho cơ quan nhà nước để chứng minh tính khách quan và toàn vẹn của dữ liệu.

Mặc dù không bắt buộc bằng văn bản luật cho mọi trường hợp, nhưng nếu người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định trong quy chế văn thư của đơn vị mình thì việc đóng dấu giáp lai trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhân viên văn thư.

3. Quy định chi tiết về cách đóng dấu giáp lai chuẩn xác nhất

Để việc đóng dấu có giá trị và đúng kỹ thuật, chúng ta cần căn cứ vào Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Cụ thể như sau:

Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

3.1. Vị trí và kỹ thuật đóng dấu

Theo quy định trên, dấu giáp lai phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản. Khi đóng, người thực hiện cần xếp các trang giấy theo hình rẻ quạt hoặc so le một cách khéo léo để khi đóng dấu, một phần của con dấu sẽ hiện diện trên tất cả các trang của tập tài liệu.

3.2. Quy định về số lượng trang

Một lưu ý cực kỳ quan trọng mà nhiều người thường mắc sai lầm là số lượng trang cho mỗi lần đóng dấu. Theo điểm đ khoản 1 Điều 33, mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 tờ văn bản. Nếu văn bản có từ 06 tờ trở lên, bạn phải chia ra để đóng nhiều lần sao cho đảm bảo tất cả các trang đều có vết dấu và các vết dấu này phải nối tiếp nhau một cách logic.

4. Phân biệt dấu giáp lai với dấu treo và dấu chữ ký

Trong thực tế, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa các loại con dấu này. Dưới đây là bảng so sánh nhanh để bạn dễ dàng phân biệt:

4.1. Đóng dấu chữ ký (Dấu tròn pháp nhân)

Đây là loại dấu quan trọng nhất, khẳng định giá trị pháp lý của toàn bộ văn bản. Dấu này chỉ được đóng sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Khi đóng, dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

4.2. Đóng dấu treo

Dấu treo thường được đóng lên trang đầu tiên, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. Dấu treo không khẳng định giá trị pháp lý thay cho dấu chữ ký mà thường dùng để xác nhận văn bản đó là một bộ phận không tách rời của văn bản chính hoặc dùng cho các hóa đơn, chứng từ không có chữ ký của người đứng đầu.

5. Những lưu ý để đóng dấu giáp lai đẹp và đúng luật

Để đảm bảo tính thẩm mỹ và đúng quy định, người làm công tác văn thư cần lưu ý:

• Mực dấu: Phải sử dụng mực dấu màu đỏ tươi, rõ nét, không bị nhòe hay mất nét.
• Độ phẳng: Trước khi đóng, cần vuốt phẳng các mép giấy để con dấu tiếp xúc đều với bề mặt giấy.
• Thứ tự: Nên đóng dấu giáp lai sau khi đã hoàn thiện việc đóng dấu chữ ký để đảm bảo tính thống nhất của văn bản.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm vững kiến thức về dấu giáp lai là gì và cách thực hiện sao cho chuẩn xác nhất theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Việc tuân thủ đúng các quy định về con dấu không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bạn và tổ chức trong mọi giao dịch.