Trong quá trình quản lý lao động và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm, nhiều đơn vị sử dụng lao động gặp phải tình trạng chậm đóng hoặc đóng thiếu thời gian tham gia bảo hiểm cho người lao động. Để khắc phục tình trạng này, việc lập danh sách truy thu là thủ tục bắt buộc. Tuy nhiên, để cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) chấp nhận truy thu, đơn vị cần cung cấp đầy đủ các chứng cứ pháp lý chứng minh mối quan hệ lao động và tiền lương thực tế.

Căn cứ theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 của BHXH Việt Nam, danh mục các loại giấy tờ làm căn cứ truy thu được phân loại cụ thể theo từng nhóm đối tượng như sau:

1. Nhóm đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong khu vực công

Đối với các cơ quan hành chính, tổ chức chính trị - xã hội và đơn vị sự nghiệp công lập, hồ sơ xác định đối tượng và thời gian tham gia BHXH bắt buộc bao gồm:

• Quyết định tuyển dụng: Đây là văn bản quan trọng nhất xác định thời điểm bắt đầu làm việc chính thức.
• Quyết định xếp lương hoặc bổ nhiệm: Làm căn cứ xác định mức đóng bảo hiểm qua từng thời kỳ.
• Hợp đồng làm việc: Áp dụng đối với viên chức trong các đơn vị sự nghiệp.
• Hợp đồng lao động theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP: Dành cho các vị trí lái xe, bảo vệ, tạp vụ... trong cơ quan nhà nước.

2. Nhóm đối tượng lao động tại các doanh nghiệp ngoài quốc doanh

Đây là nhóm thường xuyên phát sinh nhu cầu truy thu do biến động nhân sự lớn. Các loại giấy tờ cần chuẩn bị gồm:

• Hợp đồng lao động (HĐLĐ): Phải là HĐLĐ có thời hạn từ đủ 03 tháng trở lên (hoặc từ đủ 01 tháng trở lên theo quy định mới của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 áp dụng từ 2018).
• Bảng thanh toán tiền lương: Phải khớp với thời gian đề nghị truy thu. Trường hợp trả lương qua tài khoản, cần có bảng kê tiền lương, tiền công có xác nhận của ngân hàng.
• Hồ sơ quản lý doanh nghiệp: Quyết định bổ nhiệm đối với người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.

3. Nhóm đối tượng tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Theo quy định tại Nghị định 09/1998/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan, hồ sơ bao gồm:

• Danh sách cán bộ chuyên trách, công chức có trong định biên được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
• Quyết định xếp sinh hoạt phí hoặc quyết định hưởng lương hàng tháng.
• Đối với cán bộ không chuyên trách, cần danh sách theo định biên được phê chuẩn để làm căn cứ đóng BHXH vào quỹ hưu trí và tử tuất.

4. Các loại giấy tờ bổ trợ khác

Ngoài các giấy tờ chính nêu trên, đơn vị có thể cần cung cấp thêm các văn bản giải trình, thuyết minh về lý do chậm đóng hoặc các giấy tờ liên quan đến việc khoán sản phẩm, khoán công việc để làm rõ bản chất của mối quan hệ lao động.

Lưu ý quan trọng: Cơ quan BHXH chỉ xem xét giải quyết truy thu BHXH bắt buộc từ ngày 01/01/1995. Đối với Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), thời gian truy thu chỉ được tính từ ngày 01/01/2009 trở đi.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi chính đáng về chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí cho người lao động sau này. Đơn vị nên chủ động rà soát định kỳ để tránh việc phải thực hiện truy thu với số lượng lớn, dẫn đến phát sinh tiền lãi chậm đóng không đáng có.