Trong bối cảnh ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam đang đẩy mạnh chuyển đổi số, việc kết nối thông tin giữa người tham gia và cơ quan quản lý thông qua số điện thoại di động đã trở thành một yêu cầu cấp thiết. Đặc biệt, tại thời điểm tháng 04/2020, khi các dịch vụ công trực tuyến được ưu tiên hàng đầu để đảm bảo an toàn trong đại dịch, thủ tục đăng ký số điện thoại lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Tại sao phải đăng ký số điện thoại với cơ quan BHXH?

Hiện nay, khi tiến hành các giao dịch điện tử như tra cứu quá trình đóng BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc hệ thống của BHXH Việt Nam, người dùng bắt buộc phải có số điện thoại đã đăng ký để nhận mã xác thực OTP (One Time Password). Đây là cơ chế bảo mật tối ưu nhằm:

• Bảo mật thông tin cá nhân: Ngăn chặn việc truy cập trái phép vào dữ liệu đóng bảo hiểm của cá nhân.
• Xác thực giao dịch: Đảm bảo mọi thay đổi hoặc yêu cầu hưởng chế độ đều do chính chủ thực hiện.
• Nhận thông báo kịp thời: Cơ quan BHXH có thể gửi tin nhắn thông báo về quá trình đóng, hưởng hoặc các thay đổi chính sách trực tiếp đến người lao động.

Việc thông tin số điện thoại không khớp hoặc chưa được đăng ký sẽ dẫn đến việc người lao động không thể thực hiện các thủ tục online, gây khó khăn và mất thời gian khi phải đến trực tiếp cơ quan BHXH.

Đăng ký số điện thoại giúp người lao động dễ dàng nhận mã OTP để tra cứu thông tin (ảnh minh họa)

Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký số điện thoại với cơ quan BHXH năm 2020

Căn cứ theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH và được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH, quy trình đăng ký hoặc điều chỉnh số điện thoại được thực hiện cụ thể cho từng nhóm đối tượng như sau:

1. Đối với người lao động đang làm việc tại các đơn vị, doanh nghiệp

Người lao động đang tham gia BHXH bắt buộc sẽ thực hiện thông qua đơn vị sử dụng lao động:

• Bước 1: Người lao động cung cấp số điện thoại di động chính chủ cho bộ phận nhân sự hoặc kế toán của đơn vị.
• Bước 2: Đơn vị lập Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT) cho từng cá nhân hoặc lập danh sách bổ sung số điện thoại vào cột ghi chú trên Mẫu D02-TS nếu số lượng lao động lớn.
• Bước 3: Đơn vị thực hiện gửi hồ sơ điện tử theo mã thủ tục quy định đến cơ quan BHXH quản lý trực tiếp.

2. Đối với người lao động đã nghỉ việc hoặc đang bảo lưu thời gian đóng

Trong trường hợp này, người lao động cần chủ động thực hiện cá nhân:

• Người lao động tự kê khai thông tin vào Mẫu TK1-TS, ghi rõ số điện thoại cần bổ sung hoặc thay đổi.
• Nộp trực tiếp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi cư trú (cấp quận/huyện) để cán bộ BHXH cập nhật vào hệ thống quản lý.

3. Đối với người tham gia BHXH tự nguyện

Người tham gia BHXH tự nguyện mang theo Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân cùng tờ khai TK1-TS đến đại lý thu hoặc cơ quan BHXH nơi đang đóng bảo hiểm để yêu cầu cập nhật số điện thoại di động.

Những lưu ý quan trọng khi kê khai thông tin số điện thoại

Theo hướng dẫn tại Công văn 5147/BHXH-QLT, việc kê khai cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối:

"Đơn vị hướng dẫn người tham gia kê khai tờ khai TK1-TS với đầy đủ thông tin và số điện thoại di động của cá nhân người tham gia để cơ quan BHXH có căn cứ xác thực khi cung cấp thông tin tra cứu."

Người lao động nên sử dụng số điện thoại đã đăng ký thông tin thuê bao chính chủ với nhà mạng để tránh các rắc rối phát sinh khi cần xác minh danh tính hoặc khi thay đổi thiết bị truy cập. Việc đăng ký này hoàn toàn không mất phí và là quyền lợi sát sườn của mỗi người tham gia bảo hiểm.

Trong giai đoạn hiện nay, việc hoàn tất đăng ký số điện thoại sẽ giúp Quý khách sẵn sàng cho các bước tiến tiếp theo của BHXH Việt Nam trong việc triển khai ứng dụng BHXH số trên nền tảng di động, giúp quản lý quá trình an sinh xã hội một cách minh bạch và hiện đại nhất.