Trong kỷ nguyên số, dòng chảy dữ liệu không còn bị giới hạn bởi biên giới quốc gia. Tuy nhiên, đi kèm với sự tiện lợi là những rủi ro về an ninh mạng và quyền riêng tư của công dân. Để quản lý chặt chẽ hoạt động này, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 đã thiết lập những rào cản pháp lý cần thiết, yêu cầu các tổ chức, cá nhân phải thực hiện đánh giá tác động trước khi đưa dữ liệu ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.

Những trường hợp nào được coi là chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới?

Theo quy định tại Điều 20 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, hoạt động chuyển dữ liệu xuyên biên giới không chỉ đơn thuần là gửi file ra nước ngoài. Pháp luật xác định 03 kịch bản chính:

• Chuyển dữ liệu đang lưu trữ tại Việt Nam đến hệ thống lưu trữ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam.
• Cơ quan, tổ chức, cá nhân tại Việt Nam chuyển dữ liệu cho đối tác ở nước ngoài.
• Sử dụng các nền tảng (Cloud, SaaS...) đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam để xử lý dữ liệu thu thập tại Việt Nam.

Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều phải làm thủ tục đánh giá tác động. Các ngoại lệ bao gồm việc chuyển dữ liệu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, lưu trữ dữ liệu nhân viên trên đám mây của chính tổ chức đó, hoặc khi chủ thể dữ liệu tự mình thực hiện việc chuyển giao.

Quy trình thực hiện thủ tục thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động

Mới đây, Quyết định 778/QĐ-BCA-A05 2026 của Bộ Công an đã cụ thể hóa danh mục thủ tục hành chính trong lĩnh vực này, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và thực hiện.

1. Cách thức nộp hồ sơ linh hoạt

Chủ hồ sơ có thể lựa chọn một trong ba hình thức: nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an (ưu tiên), nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính về Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) tại Hà Nội.

2. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Một bộ hồ sơ đầy đủ là yếu tố tiên quyết để thủ tục được giải quyết nhanh chóng. Các văn bản bắt buộc bao gồm:

• Thông báo gửi Hồ sơ đánh giá tác động: Sử dụng Mẫu số 01a (cho tổ chức) hoặc 01b (cho cá nhân).
• Báo cáo đánh giá tác động (Mẫu số 09): Đây là tài liệu quan trọng nhất, phân tích chi tiết các rủi ro và biện pháp bảo vệ.
• Các tài liệu pháp lý đi kèm: Quyết định phân công nhân sự bảo vệ dữ liệu, hợp đồng chuyển giao dữ liệu với bên nước ngoài, và các chứng chỉ năng lực bảo mật (nếu có).

"Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao sẽ tiến hành thẩm định và thông báo kết quả cho tổ chức, cá nhân."

3. Trình tự thực hiện và thời hạn giải quyết

Quy trình được thực hiện qua 03 bước chặt chẽ. Sau khi tiếp nhận hồ sơ (Bước 1 và 2), cơ quan chức năng sẽ có 15 ngày làm việc để đánh giá (Bước 3). Nếu hồ sơ còn thiếu sót, doanh nghiệp có tối đa 30 ngày để hoàn thiện và nộp lại.

Việc tuân thủ thủ tục này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các án phạt hành chính nặng nề mà còn khẳng định uy tín trong việc bảo vệ quyền lợi khách hàng, tạo nền tảng vững chắc cho các hoạt động kinh doanh quốc tế bền vững.