Trong quá trình hoạt động, việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (ví dụ từ Công ty TNHH sang Công ty Cổ phần hoặc ngược lại) là một bước ngoặt quan trọng về mặt pháp lý. Tuy nhiên, đi kèm với đó là hàng loạt các thủ tục hành chính phức tạp, đặc biệt là vấn đề xử lý hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết. Tính đến thời điểm năm 2018, các quy định về hóa đơn vẫn được thực hiện nghiêm ngặt theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh vấn đề hóa đơn năm 2018

Mọi hoạt động liên quan đến in, phát hành và sử dụng hóa đơn trong giai đoạn này đều chịu sự điều chỉnh trực tiếp của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các nội dung sửa đổi tại Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 37/2017/TT-BTC để thực hiện đúng quy trình.

Trường hợp 1: Doanh nghiệp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ

Nếu sau khi chuyển đổi, doanh nghiệp muốn thay đổi hoàn toàn mẫu hóa đơn để phù hợp với tên gọi hoặc nhận diện thương hiệu mới, thủ tục hủy hóa đơn là bắt buộc. Theo quy định tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy trình hủy hóa đơn được thực hiện như sau:

Thời hạn thực hiện

Doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trong trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, thời hạn này rút ngắn xuống còn 10 ngày.

Hồ sơ và trình tự tiêu hủy

• Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy: Ghi chi tiết ký hiệu, số lượng, từ số... đến số...
• Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn: Phải có đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán.
• Ký Biên bản hủy hóa đơn: Các thành viên hội đồng ký xác nhận và chịu trách nhiệm pháp lý.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn: Gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Mẫu số 3.11 Phụ lục 3).

"Hóa đơn được xác định là đã hủy nếu được cắt góc, xé nhỏ hoặc đốt cháy để không còn nguyên hình dạng và không thể sử dụng lại các thông tin trên đó."

Trường hợp 2: Doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn đã in sẵn

Để tiết kiệm chi phí in ấn, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương án tiếp tục sử dụng số hóa đơn cũ. Tùy vào việc có thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không mà thủ tục sẽ khác nhau theo Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

2.1. Thay đổi tên, địa chỉ nhưng giữ nguyên mã số thuế và cơ quan thuế quản lý

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện:

• Đóng dấu tên và địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ cũ đã in sẵn trên hóa đơn.
• Gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số 3.13 Phụ lục 3) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

2.2. Thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Trường hợp này phức tạp hơn, doanh nghiệp cần thực hiện song song tại hai nơi:

• Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi: Nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng.
• Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến: Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn và gửi Thông báo điều chỉnh thông tin (nêu rõ số hóa đơn sẽ tiếp tục sử dụng).

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Việc xử lý hóa đơn khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp không chỉ là vấn đề kỹ thuật kế toán mà còn tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế nếu thực hiện sai quy trình hoặc chậm trễ thời gian thông báo. Doanh nghiệp nên lập kế hoạch chuyển đổi vào thời điểm cuối quý hoặc cuối năm tài chính để thuận tiện cho việc chốt số liệu và báo cáo hóa đơn.

Nếu số lượng hóa đơn cũ còn quá ít, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục hủy và phát hành hóa đơn mới theo tên gọi mới của doanh nghiệp để đảm bảo tính chuyên nghiệp và tránh các sai sót không đáng có trong quá trình giao dịch với khách hàng.

Hệ thống Pháp luật Việt Nam