Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi địa điểm kinh doanh là nhu cầu tất yếu của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, một trong những vấn đề pháp lý khiến các kế toán và chủ doanh nghiệp lúng túng nhất chính là việc xử lý số hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết. Tùy vào việc thay đổi địa chỉ có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không mà thủ tục sẽ có những sự khác biệt rõ rệt.

Thủ tục xử lý hóa đơn khi chuyển địa điểm kinh doanh cần được thực hiện chính xác để tránh rủi ro pháp lý (ảnh minh họa)

Dựa trên quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung, dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp cụ thể áp dụng tại thời điểm năm 2019.

1. Thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Đây là trường hợp phức tạp nhất, thường xảy ra khi doanh nghiệp chuyển trụ sở sang quận, huyện hoặc tỉnh/thành phố khác. Khi đó, doanh nghiệp có hai lựa chọn đối với số hóa đơn còn dư:

Trường hợp 1.1: Tiếp tục sử dụng số hóa đơn cũ

Nếu doanh nghiệp vẫn muốn tận dụng số hóa đơn đã đặt in để tiết kiệm chi phí, quy trình thực hiện theo khoản 2 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

• Bước 1: Nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) cho cơ quan thuế nơi chuyển đi để chốt số lượng hóa đơn đã sử dụng.
• Bước 2: Đóng dấu địa chỉ mới lên các tờ hóa đơn chưa sử dụng hết. Lưu ý dấu phải rõ ràng, không đè lên các tiêu thức quan trọng khác.
• Bước 3: Lập Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng hết (Mẫu số 3.10 Phụ lục 3) gửi lên cơ quan thuế nơi chuyển đi.
• Bước 4: Gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số 3.13 Phụ lục 3) đến cơ quan thuế nơi chuyển đến. Trong thông báo phải nêu rõ số lượng hóa đơn sẽ tiếp tục sử dụng.

Việc đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn cũ là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn (ảnh minh họa)

Trường hợp 1.2: Không có nhu cầu sử dụng tiếp hóa đơn cũ

Nếu doanh nghiệp quyết định in hóa đơn mới với địa chỉ mới, thủ tục cần làm là:

• Thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng theo đúng quy trình quy định.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
• Thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến trước khi đưa vào sử dụng.

2. Thay đổi địa chỉ nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý

Trường hợp này thường xảy ra khi doanh nghiệp chuyển địa điểm trong cùng một quận, huyện. Thủ tục sẽ đơn giản hơn rất nhiều:

Trường hợp 2.1: Tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ

Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ cần:

• Đóng dấu địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn.
• Gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số 3.13) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp 2.2: Hủy hóa đơn cũ để in hóa đơn mới

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục hủy hóa đơn tương tự như quy trình thông thường và tiến hành thông báo phát hành mẫu hóa đơn mới theo quy định tại Thông tư 37/2017/TT-BTC.

"Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp"

3. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện điều chỉnh

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các mốc thời gian và tính công khai minh bạch:

• Niêm yết công khai: Khi có sự điều chỉnh, doanh nghiệp phải niêm yết công khai thông báo điều chỉnh và mẫu hóa đơn đã được điều chỉnh tại các cơ sở bán hàng hóa, dịch vụ.
• Thời hạn thông báo: Việc gửi thông báo điều chỉnh phải được thực hiện kịp thời trước khi sử dụng hóa đơn đã đóng dấu địa chỉ mới để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
• Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo con dấu địa chỉ mới chính xác tuyệt đối so với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Việc tuân thủ đúng các bước nêu trên không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định sau khi chuyển địa điểm mà còn hạn chế tối đa các rủi ro bị truy thu thuế hoặc xử phạt do sử dụng hóa đơn không hợp pháp.