Chốt sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ là một thủ tục hành chính thông thường mà còn là "chìa khóa" để người lao động bảo vệ quyền lợi sát sườn khi chuyển công tác hoặc nghỉ hưu. Đối với các Công ty cổ phần, việc thực hiện đúng và đủ quy trình này là nghĩa vụ bắt buộc để tránh những rắc rối pháp lý và các khoản phạt không đáng có.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải chốt sổ BHXH?

Chốt sổ BHXH thực chất là việc ghi nhận toàn bộ quá trình đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của người tham gia tại một đơn vị trước khi họ dừng đóng tại đó. Theo quy định hiện hành, thủ tục này phát sinh trong hai trường hợp phổ biến nhất:

• Người lao động chấm dứt hợp đồng: Khi nhân viên nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc thôi việc theo đúng quy định.
• Thay đổi cơ quan quản lý: Khi Công ty cổ phần chuyển địa chỉ trụ sở sang địa bàn khác, dẫn đến việc thay đổi cơ quan BHXH trực tiếp quản lý.

Trách nhiệm thuộc về ai: Doanh nghiệp hay người lao động?

Nhiều người lao động lầm tưởng rằng mình phải tự đi chốt sổ, nhưng thực tế pháp luật quy định đây là trách nhiệm của người sử dụng lao động. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 đã nêu rõ:

"Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;"

Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng nhấn mạnh việc phối hợp với cơ quan bảo hiểm để xác nhận thời gian đóng khi người lao động nghỉ việc.

Quy trình 2 bước chốt sổ BHXH "chuẩn" cho Công ty cổ phần

Dựa trên hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, bộ phận nhân sự cần thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Thủ tục báo giảm lao động

Trước khi chốt sổ, doanh nghiệp phải thực hiện báo giảm lao động để dừng đóng các loại bảo hiểm. Hồ sơ theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH bao gồm:

• Tờ khai TK1-TS và TK3-TS.
• Danh sách lao động tham gia bảo hiểm (Mẫu D02-TS).
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
• Thẻ BHYT còn thời hạn (để trả lại hoặc cắt giảm).

Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ tại cơ quan BHXH

Sau khi báo giảm thành công, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chốt sổ gồm: Sổ BHXH, các tờ rời (nếu có), và Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. Cơ quan BHXH sẽ giải quyết trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Chậm chốt sổ BHXH: Doanh nghiệp đối mặt với mức phạt bao nhiêu?

Đừng coi thường thời hạn 07 ngày (tối đa 30 ngày) để hoàn thành thủ tục này. Nếu cố tình trì hoãn hoặc không thực hiện, Công ty cổ phần có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể, tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt có thể lên tới 20 triệu đồng tùy vào số lượng lao động bị vi phạm.

Lời khuyên pháp lý: Để quy trình diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần đảm bảo đã đóng đủ tiền BHXH đến thời điểm báo giảm. Nếu còn nợ đọng, cơ quan bảo hiểm sẽ chỉ xác nhận quá trình đóng đến thời điểm doanh nghiệp đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính.