Trong tiến trình cải cách thủ tục hành chính và đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, việc liên thông và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan quản lý nhà nước đóng vai trò then chốt nhằm giảm thiểu chi phí và thời gian cho người dân, doanh nghiệp. Chính phủ đã ban hành Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, mang lại bước ngoặt lớn trong việc đơn giản hóa thành phần hồ sơ hành chính.

Đột phá trong nguyên tắc khai thác dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định mới ban hành, Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã bổ sung khoản 7 và khoản 8 vào sau khoản 6 Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Nguyên tắc cốt lõi được xác lập là: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có trách nhiệm chủ động khai thác, sử dụng thông tin đã có sẵn trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cũng như các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.

Chính vì vậy, khi thông tin đã được kết nối và chia sẻ, cơ quan nhà nước tuyệt đối không được yêu cầu cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp phải nộp bản sao các loại giấy tờ sau đây:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã;
• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc văn bản của cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài;
• Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc bản sao văn bản chấp thuận của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước;
• Quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật;
• Các giấy tờ chuyên ngành khác đã lưu trữ trên hệ thống dữ liệu dùng chung.

Xử lý các trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ hoặc có sai sót

Nhằm đảm bảo tính chính xác và an toàn pháp lý cho hệ thống quản lý, Nghị định 296/2026/NĐ-CP cũng dự phòng giải pháp xử lý linh hoạt đối với các sự cố kỹ thuật hoặc dữ liệu chưa được cập nhật hoàn chỉnh.

Trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu cá nhân, tổ chức bổ sung bản sao các giấy tờ nêu trên để giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Trong các tình huống này, cá nhân và tổ chức có nghĩa vụ phối hợp thực hiện việc cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu. Việc khai thác, sử dụng thông tin sẵn có để thay thế giấy tờ truyền thống sẽ được thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên cơ sở tiến độ kết nối, chia sẻ thực tế.

Cơ chế đặc thù đối với doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ

Bên cạnh các quy định chung áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 296/2026/NĐ-CP còn ban hành cơ chế tháo gỡ vướng mắc riêng cho công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.

Cụ thể, đối với loại hình doanh nghiệp này, người thành lập hoặc đại diện doanh nghiệp có thể thay thế bản sao hoặc bản chính một số loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký bằng văn bản của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý, đầu tư vốn nhà nước tại doanh nghiệp. Danh mục giấy tờ được phép thay thế bao gồm:

• Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty;
• Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu là tổ chức.

Hiệu lực thi hành và tác động thực tiễn

Nghị định 296/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 23/07/2026. Việc triển khai quy định này kỳ vọng sẽ thúc đẩy mạnh mẽ tiến trình số hóa thủ tục hành chính, cắt giảm tối đa chi phí tuân thủ cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam, đồng thời nâng cao chỉ số năng lực cạnh tranh quốc gia trong thời gian tới.