Việc lập hóa đơn điện tử đúng quy định là một trong những yêu cầu bắt buộc và vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong quá trình vận hành. Trong đó, chỉ tiêu về địa chỉ của người mua và người bán luôn là đề tài gây nhiều lúng túng cho bộ phận kế toán. Kể từ ngày 01/07/2026, khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành, các quy định về cách ghi địa chỉ trên hóa đơn điện tử đã có những điều chỉnh, bổ sung mang tính thực tiễn cao hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách ghi địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.

1. Nguyên tắc chung khi ghi địa chỉ trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, địa chỉ thể hiện trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính chính xác, trung thực và thống nhất với các thông tin đã đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước. Việc ghi sai địa chỉ có thể dẫn đến việc hóa đơn bị coi là không hợp lệ, ảnh hưởng trực tiếp đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng và hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

2. Cách ghi địa chỉ của người bán trên hóa đơn điện tử

Theo điểm 3 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, địa chỉ của người bán trên hóa đơn phải được ghi nhận một cách chính xác theo đúng thông tin pháp lý đã đăng ký. Cụ thể, địa chỉ này phải trùng khớp với địa chỉ ghi tại một trong các giấy tờ sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh;
• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
• Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Bên cạnh nguyên tắc chung nêu trên, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng đưa ra các hướng dẫn cụ thể cho một số trường hợp đặc thù:

• Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử cho tất cả các cửa hàng, địa điểm kinh doanh trực thuộc thì trên hóa đơn phải thể hiện rõ địa chỉ của từng địa điểm kinh doanh phát sinh giao dịch.
• Đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu: Do tính chất đặc thù của hoạt động bán lẻ xăng dầu, hóa đơn điện tử phải thể hiện rõ ràng, chính xác địa chỉ của từng cửa hàng, địa điểm kinh doanh xăng dầu cụ thể do cơ quan có thẩm quyền cấp phép.
• Trường hợp bán đấu giá tài sản để thi hành án: Địa chỉ của người bán trên hóa đơn trong trường hợp này phải thể hiện đồng thời địa chỉ của cơ quan được giao nhiệm vụ bán đấu giá tài sản và địa chỉ của người có tài sản bán đấu giá.

3. Cách ghi địa chỉ của người mua trên hóa đơn điện tử

Việc ghi nhận địa chỉ của người mua trên hóa đơn điện tử được quy định chi tiết tại điểm 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, phân loại theo từng đối tượng người mua cụ thể như sau:

3.1. Người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế

Đối với người mua là tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế, địa chỉ của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng thông tin trên các giấy tờ pháp lý như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký thuế,... tương tự như đối với người bán.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hóa đơn trong trường hợp địa chỉ của người mua quá dài, pháp luật cho phép người bán được viết tắt một số danh từ thông dụng nhưng phải đảm bảo người đọc vẫn xác định được chính xác tên và địa chỉ của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Có thể viết tắt "Phường" thành "P";
• Có thể viết tắt "Quận" thành "Q";
• Có thể viết tắt "Thành phố" thành "TP";
• Có thể viết tắt "Việt Nam" thành "VN";
• Có thể viết tắt "Huyện" thành "H", "Tỉnh" thành "T"...

Lưu ý quan trọng: Dù được phép viết tắt các danh từ thông dụng, địa chỉ được ghi trên hóa đơn vẫn phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cốt lõi như số nhà, tên đường, phố, phường, xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố để định vị chính xác thực thể kinh doanh và phù hợp với thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp mua hàng.

3.2. Người mua cung cấp mã số đơn vị có quan hệ ngân sách

Trong trường hợp người mua là các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp hoặc các tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước và cung cấp mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách, địa chỉ của đơn vị này thể hiện trên hóa đơn chính là mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cơ quan có thẩm quyền cấp.

3.3. Người mua là người tiêu dùng cá nhân

Đối với khách hàng là người tiêu dùng cá nhân, việc ghi địa chỉ được thực hiện linh hoạt theo các trường hợp sau:

• Người mua cung cấp đầy đủ thông tin: Nếu người mua cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải thể hiện đầy đủ các thông tin này.
• Người mua là người nước ngoài: Trường hợp khách hàng là người nước ngoài cung cấp thông tin để lập hóa đơn, thông tin về địa chỉ có thể được thay thế bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hợp pháp kèm theo quốc tịch của khách hàng đó.
• Người mua không cung cấp thông tin: Nếu người mua là cá nhân tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân thì trên hóa đơn điện tử tại chỉ tiêu người mua sẽ thể hiện rõ cụm từ "Bán cho người tiêu dùng".

4. Các trường hợp đặc biệt không bắt buộc ghi địa chỉ người mua

Mặc dù địa chỉ người mua là một trong những chỉ tiêu cơ bản của hóa đơn, tuy nhiên để đơn giản hóa thủ tục hành chính và phù hợp với thực tiễn kinh doanh, điểm 9 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định một số trường hợp đặc thù không nhất thiết phải thể hiện địa chỉ của người mua trên hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn bán lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim: Đối với các giao dịch bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng là cá nhân tại các địa điểm này, nếu người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn điện tử xuất ra không nhất thiết phải có địa chỉ của người mua.
• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân: Tương tự, khi bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn không bắt buộc phải thể hiện địa chỉ người mua.
• Hóa đơn điện tử dạng tem, vé, thẻ: Các loại hóa đơn điện tử được thiết kế dưới dạng tem, vé, thẻ (như vé cầu đường, vé xe buýt, vé xem phim...) không nhất thiết phải có chỉ tiêu địa chỉ người mua.
• Hóa đơn điện tử trong hoạt động casino, trò chơi điện tử có thưởng: Do tính chất đặc thù của loại hình dịch vụ này, hóa đơn điện tử phát sinh không bắt buộc phải ghi địa chỉ của người mua.

Điểm mới đáng chú ý là quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã có sự thay đổi so với quy định cũ tại điểm d khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (văn bản từng sửa đổi bổ sung điểm c khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Trước đây, điều kiện để không ghi địa chỉ người mua đối với hóa đơn siêu thị hay xăng dầu là "người mua là cá nhân không kinh doanh". Quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã chuẩn hóa điều kiện này thành "người mua là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân", giúp tháo gỡ vướng mắc thực tế cho các doanh nghiệp khi xuất hóa đơn tự động hoặc xuất hóa đơn hàng loạt tại vòi xăng, quầy thu ngân siêu thị.

5. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp và kế toán

Để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử và hạn chế tối đa các rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, doanh nghiệp và bộ phận kế toán cần lưu ý:

1. Chủ động cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử: Đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã cập nhật đầy đủ các biểu mẫu và quy định mới nhất theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
2. Xây dựng quy trình kiểm soát thông tin khách hàng: Khi phát sinh giao dịch với các đối tượng khách hàng là doanh nghiệp, cần yêu cầu cung cấp chính xác thông tin đăng ký kinh doanh hoặc tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đối chiếu địa chỉ trước khi xuất hóa đơn.
3. Xử lý kịp thời khi phát hiện sai sót: Trong trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về địa chỉ người mua hoặc người bán nhưng không sai mã số thuế, kế toán cần thực hiện ngay thủ tục giải trình hoặc lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định pháp luật để tránh các rắc rối khi quyết toán thuế sau này.

Việc nắm vững và áp dụng đúng cách ghi địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính - kế toán, tạo dựng niềm tin vững chắc với khách hàng và cơ quan quản lý thuế.