Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt, các chương trình khuyến mại đóng vai trò là "vũ khí" quan trọng giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng và gia tăng doanh số. Tuy nhiên, đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc triển khai các chương trình này không chỉ dừng lại ở ý tưởng sáng tạo mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thủ tục hành chính. Việc nắm vững quy trình thông báo thực hiện khuyến mại sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối pháp lý không đáng có.

Những hình thức khuyến mại nào 'bắt buộc' phải thông báo?

Không phải mọi chương trình khuyến mại đều cần phải thực hiện thủ tục thông báo. Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên khi thực hiện các hình thức sau đây phải gửi thông báo đến Sở Công Thương nơi tổ chức:

• Đưa hàng hóa, dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử miễn phí.
• Tặng hàng hóa, cung ứng dịch vụ không thu tiền.
• Bán hàng, cung ứng dịch vụ với giá thấp hơn giá bán trước đó (giảm giá).
• Bán hàng có kèm theo phiếu mua hàng, phiếu sử dụng dịch vụ hoặc phiếu dự thi.
• Tổ chức các chương trình khách hàng thường xuyên hoặc các sự kiện văn hóa, giải trí vì mục đích khuyến mại.

"Thương nhân thực hiện các hình thức khuyến mại quy định tại Khoản 1 Điều này phải thực hiện thủ tục hành chính thông báo thực hiện khuyến mại đến tất cả các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại trước khi thực hiện chương trình khuyến mại."

Tuy nhiên, pháp luật cũng mở ra cơ chế thông thoáng khi miễn trừ thủ tục thông báo cho các trường hợp: Tổng giá trị giải thưởng dưới 100 triệu đồng hoặc doanh nghiệp chỉ thực hiện khuyến mại qua các sàn thương mại điện tử, website trực tuyến.

Quy trình 3 bước 'vàng' để thông báo khuyến mại thành công

Để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ 'chuẩn chỉnh'

Hồ sơ là căn cứ đầu tiên để cơ quan chức năng xem xét tính hợp lệ của chương trình. Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm: Thông báo thực hiện khuyến mại (theo mẫu) và Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật). Nội dung thông báo cần thể hiện rõ tên chương trình, địa bàn, hình thức, hàng hóa khuyến mại và cơ cấu giải thưởng.

Bước 2: Lựa chọn phương thức nộp hồ sơ linh hoạt

Căn cứ theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ tối thiểu trước 03 ngày làm việc bằng nhiều cách thức khác nhau:

• Nộp trực tiếp tại trụ sở Sở Công Thương.
• Gửi qua đường bưu điện.
• Sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến (đây là phương thức được khuyến khích nhất hiện nay vì tính tiện lợi và nhanh chóng).
• Gửi qua thư điện tử có kèm chữ ký số hoặc bản scan có dấu đỏ.

Bước 3: Theo dõi và công khai thông tin

Sau khi tiếp nhận, thông tin về chương trình sẽ được cơ quan quản lý nhà nước công khai trên các phương tiện phù hợp. Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đúng các nội dung đã thông báo và đảm bảo quyền lợi cho khách hàng tham gia.

Việc tuân thủ đúng quy định tại Luật Thương mại 2005 và các văn bản hướng dẫn không chỉ giúp Công ty TNHH 2 thành viên trở lên khẳng định uy tín mà còn tạo dựng niềm tin vững chắc nơi người tiêu dùng, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.