Tầm quan trọng của việc khai bổ sung tờ khai hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc phát hiện sai sót trên tờ khai hải quan sau khi đã truyền dữ liệu là tình huống không hiếm gặp. Tại thời điểm cuối năm 2019, các quy định về khai bổ sung đã được siết chặt và hướng dẫn chi tiết hơn nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp tự khắc phục sai sót nhưng vẫn đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật. Việc nắm vững quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC là chìa khóa để doanh nghiệp tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính không đáng có.

Các trường hợp được phép khai bổ sung theo quy định năm 2019

Căn cứ theo quy định tại khoản 9 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi Điều 20 Thông tư 38/2015/TT-BTC), doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai bối cảnh thời gian:

1. Khai bổ sung trong thông quan

• Trước khi phân luồng: Người khai hải quan được khai bổ sung hồ sơ hải quan trước thời điểm hệ thống thông báo kết quả phân luồng.
• Sau khi phân luồng nhưng trước khi thông quan: Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp vẫn được khai bổ sung nhưng sẽ bị xử lý vi phạm theo quy định.
• Theo yêu cầu của cơ quan hải quan: Khi công chức hải quan kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa và phát hiện sai lệch.

2. Khai bổ sung sau khi hàng hóa đã được thông quan

Đây là trường hợp doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về thời hạn:

• Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan và trước khi có quyết định kiểm tra sau thông quan/thanh tra: Doanh nghiệp tự phát hiện sai sót và khai bổ sung sẽ được hưởng chính sách khoan hồng hơn.
• Quá thời hạn 60 ngày: Vẫn được khai bổ sung nhưng chắc chắn sẽ bị xử lý vi phạm hành chính.

Hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu số 05: Khai bổ sung hàng hóa xuất nhập khẩu

Mẫu số 05 (Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC) là biểu mẫu điện tử dùng để thực hiện việc khai sửa đổi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho các chỉ tiêu quan trọng:

Hồ sơ và chứng từ chứng minh đi kèm

Việc khai bổ sung không chỉ đơn thuần là sửa số liệu trên hệ thống. Doanh nghiệp bắt buộc phải gửi kèm các chứng từ chứng minh qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Các chứng từ này thường bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) hoặc Phụ lục hợp đồng ghi nhận sự thay đổi.
• Hóa đơn thương mại (Invoice) bản chỉnh sửa.
• Phiếu đóng gói (Packing List).
• Vận đơn (Bill of Lading) nếu sai lệch về số lượng kiện, trọng lượng.
• Chứng từ thanh toán (nếu có).

Lời khuyên từ chuyên gia: Để quá trình khai bổ sung diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai để được hướng dẫn cụ thể về các chứng từ đặc thù cho từng loại mặt hàng. Việc thực hiện đúng và đủ thủ tục ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty cổ phần trong bối cảnh kinh doanh quốc tế ngày càng phức tạp.