Việc lập hóa đơn không chỉ là một thủ tục hành chính thông thường mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện kê khai, quyết toán thuế. Tuy nhiên, không ít kế toán, đặc biệt là những người mới vào nghề, vẫn còn lúng túng trong việc ghi chép các thông tin bắt buộc. Để giúp quý độc giả nắm vững quy định, chúng tôi xin tổng hợp hướng dẫn chi tiết dựa trên Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

1. Nhận diện các loại hóa đơn phổ biến

Theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, hệ thống hóa đơn tại Việt Nam bao gồm các loại chính sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Dành cho các tổ chức khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các tổ chức trong khu phi thuế quan.
• Các loại chứng từ đặc thù: Bao gồm Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý; Tem; Vé; Thẻ...

2. Quy tắc ghi ký hiệu mẫu số hóa đơn (Mẫu hóa đơn)

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là một dãy gồm 11 ký tự, giúp phân loại và quản lý hóa đơn một cách hệ thống. Cấu trúc cụ thể như sau:

• 02 ký tự đầu: Thể hiện loại hóa đơn (Ví dụ: 01 là hóa đơn GTGT, 02 là hóa đơn bán hàng).
• Tối đa 04 ký tự tiếp theo: Thể hiện tên hóa đơn (Ví dụ: GTKT, GTTT).
• 01 ký tự tiếp theo: Thể hiện số liên của hóa đơn (Ví dụ: 2, 3).
• 01 ký tự tiếp theo: Là dấu gạch chéo "/" để phân cách.
• 03 ký tự cuối: Là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

Ví dụ thực tế: Ký hiệu 01GTKT3/002 được hiểu là mẫu thứ hai của loại hóa đơn GTGT có 3 liên.

3. Cách ghi ký hiệu hóa đơn và xác định năm tạo

Ký hiệu hóa đơn giúp phân biệt các đợt phát hành và hình thức hóa đơn. Đối với hóa đơn tự in hoặc đặt in, ký hiệu gồm 06 ký tự; đối với hóa đơn do Cục Thuế phát hành là 08 ký tự.

• 02 ký tự đầu: Dùng 2 chữ cái in hoa trong bảng chữ cái tiếng Việt (A-Y) để phân biệt.
• Năm tạo hóa đơn: Thể hiện bằng 2 số cuối của năm (Ví dụ: 19 cho năm 2019).
• Hình thức hóa đơn: Sử dụng các ký tự E (Điện tử), T (Tự in), P (Đặt in).

Ví dụ: AA/19E nghĩa là hóa đơn ký hiệu AA, tạo năm 2019 và là hóa đơn điện tử.

4. Số thứ tự và quy định về các liên hóa đơn

Số thứ tự hóa đơn là dãy số tự nhiên liên tiếp gồm 07 chữ số, bắt đầu từ 0000001. Doanh nghiệp cần lưu ý lập hóa đơn theo thứ tự tăng dần để đảm bảo tính liên tục trong quản lý thuế.

Về số liên, mỗi số hóa đơn phải có ít nhất 02 liên bắt buộc:

- Liên 1: Dùng để lưu trữ tại đơn vị bán hàng.
- Liên 2: Giao cho người mua hàng.

Các liên từ thứ 3 trở đi sẽ do doanh nghiệp tự quy định tên gọi và công dụng tùy theo nhu cầu quản lý nội bộ.

5. Thông tin tổ chức in và cung cấp phần mềm

Một chi tiết nhỏ nhưng bắt buộc phải có trên hóa đơn là tên và mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn hoặc tổ chức cung cấp phần mềm tự in hóa đơn. Thông tin này thường được đặt ở vị trí dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn để đảm bảo tính minh bạch và truy xuất nguồn gốc chứng từ.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính về thuế mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và cơ quan quản lý.