Tháng 8 năm 2021, làn sóng dịch bệnh bùng phát mạnh mẽ khiến nhiều tỉnh, thành phố trên cả nước phải thực hiện giãn cách xã hội nghiêm ngặt. Trong bối cảnh các văn phòng phải đóng cửa, việc di chuyển bị hạn chế, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để doanh nghiệp vẫn có thể duy trì hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng và thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước? Câu trả lời nằm ở chữ ký số - một công cụ pháp lý mạnh mẽ đang trở thành "vật bất ly thân" của mọi nhà quản lý.

Chữ ký số là gì và giá trị pháp lý "tương đương con dấu"

Chữ ký số (hay còn gọi là USB Token) không đơn thuần là một thiết bị kỹ thuật, mà là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng phương pháp mã hóa dữ liệu. Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương với chữ ký tay và con dấu đỏ của doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử.

"Chữ ký số được đảm bảo an toàn nếu được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó."

Mỗi chữ ký số được bảo mật bằng một mã PIN riêng biệt, đảm bảo tính duy nhất và không thể giả mạo, giúp doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi thực hiện các giao dịch quan trọng trên môi trường mạng.

Tại sao chữ ký số trở thành 'vật bất ly thân' trong mùa dịch?

Trong thời gian giãn cách xã hội, lợi ích của chữ ký số được thể hiện rõ rệt qua các khía cạnh:

• Thủ tục hành chính không tiếp xúc: Doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục như đăng ký thành lập, thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, kê khai thuế, đóng bảo hiểm xã hội... ngay tại nhà mà không cần đến trực tiếp cơ quan hành chính.
• Ký kết hợp đồng xuyên biên giới và khoảng cách: Việc ký kết hợp đồng với đối tác trong và ngoài nước trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết. Theo Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005, chỉ cần các bên thỏa thuận sử dụng chữ ký số, văn bản ký kết sẽ có hiệu lực thi hành ngay lập tức.
• Ký số từ xa (Remote Signing): Đặc biệt, theo Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT, hiện nay doanh nghiệp còn có thể sử dụng các ứng dụng ký số trên thiết bị di động mà không cần dùng đến USB Token vật lý, tạo sự linh hoạt tối đa cho người sử dụng.

Những trường hợp doanh nghiệp "buộc phải dùng" chữ ký số

Mặc dù việc sử dụng chữ ký số mang tính tự nguyện trong nhiều giao dịch dân sự, nhưng pháp luật hiện hành quy định một số trường hợp bắt buộc doanh nghiệp phải áp dụng:

Quy trình xác minh chữ ký số của đối tác để tránh rủi ro pháp lý

Khi nhận được một văn bản đã ký số từ đối tác, doanh nghiệp không nên chủ quan mà cần thực hiện các bước kiểm tra theo quy định tại Điều 79 Nghị định 130/2018/NĐ-CP:

1. Kiểm tra trạng thái chứng thư số: Đảm bảo chứng thư số của người ký vẫn còn hiệu lực tại thời điểm ký kết.
2. Xác thực danh tính: Thông tin trên chứng thư số phải khớp với thông tin của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của đối tác.
3. Sử dụng phần mềm tin cậy: Doanh nghiệp có thể dùng Adobe Acrobat, Microsoft Word hoặc phần mềm chuyên dụng như vSignPDF của Ban Cơ yếu Chính phủ để kiểm tra tính toàn vẹn của chữ ký.

Việc sử dụng chữ ký số không chỉ là giải pháp tình thế trong mùa dịch Covid-19 mà còn là xu thế tất yếu của chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần chủ động trang bị và nắm vững các quy định pháp luật liên quan để tối ưu hóa vận hành và đảm bảo an toàn pháp lý.

Nếu quý độc giả có thắc mắc liên quan đến các quy định về giao dịch điện tử, vui lòng liên hệ tổng đài 1900.6192 để được các chuyên gia pháp lý hỗ trợ kịp thời.