Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc thay đổi địa điểm kinh doanh là nhu cầu tất yếu để mở rộng quy mô hoặc tối ưu hóa chi phí. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước. Khi đó, Giấy ủy quyền trở thành văn bản pháp lý không thể thiếu để đảm bảo hồ sơ được xử lý thông suốt.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh thủ tục thay đổi trụ sở chính năm 2018

Tại thời điểm năm 2018, mọi hoạt động đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục. Đây là cơ sở quan trọng để các Công ty TNHH hai thành viên trở lên cử nhân viên hoặc thuê đơn vị dịch vụ thực hiện thay đổi trụ sở chính.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi thay đổi trụ sở chính?

Việc thay đổi trụ sở chính không chỉ đơn thuần là chuyển địa điểm mà còn kéo theo hàng loạt thủ tục về thuế, con dấu và thông báo với các bên liên quan. Giấy ủy quyền đóng vai trò:

• Xác lập tư cách pháp lý: Giúp người được ủy quyền có quyền thay mặt công ty làm việc với Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ: Nếu thiếu văn bản ủy quyền, cán bộ tiếp nhận sẽ từ chối hồ sơ ngay lập tức theo quy định về thủ tục hành chính.
• Phân định trách nhiệm: Quy định rõ phạm vi công việc mà người được ủy quyền được phép thực hiện, tránh các rủi ro pháp lý phát sinh.

Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở chính mới nhất

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn hóa cho loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở chính:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm ....

GIẤY ỦY QUYỀN

Số: ……./GUQ-…….

(Về việc thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… cấp ngày ……………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do …………… cấp ngày ……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư ……… để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục Thay đổi trụ sở chính cho công ty.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

Giấy Ủy Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện toàn bộ, trừ khi đại diện Công ty có bản thông báo rút ủy quyền trước thời hạn.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo và nộp hồ sơ

1. Lưu ý khi điền thông tin

Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin về Mã số doanh nghiệp và Địa chỉ trụ sở chính phải khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại. Đối với người được ủy quyền, thông tin CMND/Căn cước công dân phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.

2. Hồ sơ kèm theo khi thay đổi trụ sở chính

Ngoài Giấy ủy quyền, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo Điều 40 Nghị định 78/2015/NĐ-CP bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu);
• Quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi trụ sở chính;
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên;
• Bản sao hợp lệ CMND/Hộ chiếu của người được ủy quyền.

3. Quy trình thực hiện

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người được ủy quyền sẽ nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho công ty.

Việc chuẩn bị một bản Giấy ủy quyền chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính của đơn vị.