Trong bối cảnh quản lý lao động năm 2019, việc xây dựng và thông báo thang lương, bảng lương là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, một trong những vướng mắc lớn nhất mà các doanh nghiệp TNHH một thành viên thường gặp phải chính là yêu cầu phải có ý kiến của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở. Vậy đối với những đơn vị chưa đủ điều kiện hoặc chưa thành lập tổ chức này, thủ tục sẽ được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu công văn xác nhận chưa thành lập Công đoàn cơ sở chuẩn pháp lý nhất.

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xác nhận để hoàn tất hồ sơ lao động (ảnh minh họa)

Tại sao doanh nghiệp cần công văn xác nhận chưa thành lập Công đoàn?

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2012 và hướng dẫn tại Nghị định 49/2013/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 121/2018/NĐ-CP), khi xây dựng thang lương, bảng lương, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có số lượng lao động ít, chưa đủ điều kiện thành lập Công đoàn theo quy định của Luật Công đoàn 2012, cơ quan quản lý lao động (thường là Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội) sẽ yêu cầu văn bản xác nhận từ Công đoàn cấp trên trực tiếp. Văn bản này chứng minh doanh nghiệp đã tuân thủ đúng quy trình tham vấn nhưng do yếu tố khách quan (chưa có tổ chức Công đoàn) nên không thể lấy ý kiến trực tiếp.

Quy định về thành lập Công đoàn cơ sở năm 2019

Căn cứ vào Điều 6 Luật Công đoàn 2012, Công đoàn được thành lập trên cơ sở tự nguyện của người lao động. Tuy nhiên, thực tế tại thời điểm năm 2019, các doanh nghiệp có từ 05 lao động trở lên thường được khuyến khích và hướng dẫn thành lập tổ chức này để bảo vệ quyền lợi người lao động.

Việc xác nhận của Công đoàn cấp trên là căn cứ pháp lý quan trọng (ảnh minh họa)

Chi tiết mẫu công văn xác nhận chưa thành lập Công đoàn cơ sở

Dưới đây là mẫu công văn dành cho doanh nghiệp TNHH một thành viên gửi Liên đoàn Lao động quận/huyện để xin xác nhận:

(TÊN DOANH NGHIỆP) Số: ……/CV-DN V/v: Đề nghị xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập Công đoàn

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------o0o---------- …, ngày … tháng … năm 2019

KÍNH GỬI: BAN THƯỜNG VỤ LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG (TÊN QUẬN/HUYỆN)

Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................

Mã số thuế: .................................................................................................................

Địa chỉ trụ sở: ............................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ................................... Chức vụ: ............................

Căn cứ quy định tại Điều 189 Bộ luật Lao động 2012 và Điều lệ Công đoàn Việt Nam, Công ty chúng tôi hiện đang sử dụng .... lao động. Qua quá trình vận động, người lao động tại đơn vị hiện chưa có nguyện vọng tự nguyện gia nhập và thành lập tổ chức Công đoàn cơ sở.

Để hoàn tất thủ tục xây dựng và thông báo thang lương, bảng lương cho cơ quan quản lý lao động theo đúng quy định của pháp luật, Công ty chúng tôi kính đề nghị Ban thường vụ Liên đoàn Lao động .................... xem xét và xác nhận đơn vị hiện chưa thành lập Công đoàn cơ sở.

Chúng tôi cam kết sẽ tiếp tục tạo điều kiện thuận lợi để người lao động tìm hiểu và gia nhập tổ chức Công đoàn trong thời gian tới theo đúng quy định.

Trân trọng cảm ơn!

XÁC NHẬN CỦA CÔNG ĐOÀN CẤP TRÊN (Ký tên và đóng dấu)

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT DOANH NGHIỆP (Ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Lưu ý khi thực hiện thủ tục

Khi nộp công văn này, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Hồ sơ kèm theo: Thông thường, Liên đoàn Lao động sẽ yêu cầu kèm theo danh sách trích ngang nhân khẩu hoặc bảng lương gần nhất để đối chiếu số lượng lao động thực tế.
• Thời gian giải quyết: Tùy vào từng địa phương, thời gian xác nhận thường từ 03 đến 05 ngày làm việc.
• Tính thời điểm: Do bối cảnh năm 2019 có nhiều thay đổi về chính sách tiền lương, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục này sớm để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng công văn xác nhận chưa thành lập Công đoàn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Bộ luật Lao động 2012 mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quan hệ lao động hài hòa tại đơn vị.