Tại sao doanh nghiệp tư nhân cần thay đổi cặp khóa chứng thư số?

Trong bối cảnh giao dịch điện tử ngày càng phổ biến vào đầu năm 2020, chứng thư số trở thành "con dấu điện tử" không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì lý do bảo mật hoặc thay đổi thiết bị lưu trữ, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi cặp khóa (bao gồm khóa bí mật và khóa công khai).

Doanh nghiệp cần chủ động thay đổi cặp khóa để bảo vệ an toàn giao dịch điện tử (ảnh minh họa)

Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, thuê bao có nghĩa vụ bảo mật khóa bí mật của mình. Khi có sự cố hoặc nghi ngờ lộ khóa, việc thay đổi cặp khóa là bắt buộc để tránh các rủi ro pháp lý phát sinh từ việc giả mạo chữ ký số.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động chứng thực chữ ký số

Mọi hoạt động liên quan đến việc cấp, đổi và quản lý chứng thư số tại thời điểm này đều được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng sau:

• Luật Giao dịch điện tử 2005;
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Quy trình thay đổi cặp khóa cho doanh nghiệp tư nhân

Để thực hiện thay đổi cặp khóa, chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc người đại diện theo pháp luật cần thực hiện các bước sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Soạn thảo Giấy đề nghị thay đổi cặp khóa theo mẫu quy định của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA).
2. Gửi yêu cầu: Nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số mà doanh nghiệp đang sử dụng.
3. Xác minh thông tin: Đơn vị CA sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thông tin doanh nghiệp và lý do thay đổi.
4. Cấp cặp khóa mới: Sau khi xác nhận, CA sẽ tiến hành tạo cặp khóa mới và cập nhật chứng thư số cho doanh nghiệp.

Thao tác cập nhật cặp khóa mới trên thiết bị USB Token (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy đề nghị thay đổi cặp khóa thuê bao chứng thư số

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn mà doanh nghiệp tư nhân có thể tham khảo và sử dụng:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------
Số: .............................	…, ngày … tháng … năm …

GIẤY ĐỀ NGHỊ THAY ĐỔI CẶP KHÓA

Kính gửi: ..............................................................................
(Tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số)

(Tên doanh nghiệp) …….. đề nghị ………… (Tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số) thay đổi cặp khóa cho:

1. Thông tin chủ thuê bao đề nghị thay đổi cặp khóa

• Tên doanh nghiệp: ............................................................................
• Mã số doanh nghiệp: ..................................... do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư cấp ngày..................
• Địa chỉ trụ sở chính: ..........................................................................................................................
• Đại diện theo pháp luật: Ông/Bà: .................................................... Chức vụ: ...............................
• CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ......................... cấp ngày: .................. tại: ........................................

2. Thông tin về chứng thư số đã được cấp

• Mã số chứng thư: ...................................
• Ngày cấp: ............................. Ngày hết hạn: ...................................
• Lý do thay đổi: ...............................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn về tính trung thực của nội dung Giấy đề nghị này.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu VP.

Người đề nghị (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lưu ý quan trọng khi thay đổi cặp khóa

Theo Điều 25 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, khi có sự thay đổi thông tin dẫn đến việc phải cấp lại cặp khóa, doanh nghiệp phải đảm bảo các thông tin cung cấp cho CA là chính xác và cập nhật nhất. Sau khi nhận cặp khóa mới, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ khả năng ký số trên các hệ thống như Thuế điện tử, Hải quan điện tử để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.