Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là tại các công ty hợp danh, việc quản lý và cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một nghiệp vụ quan trọng nhưng cũng đầy thách thức. Chứng từ này không chỉ là căn cứ để cá nhân thực hiện quyết toán thuế mà còn thể hiện sự tuân thủ pháp luật của tổ chức trả thu nhập.

1. Căn cứ pháp lý và vai trò của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Tính đến thời điểm tháng 9/2019, việc phát hành và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật chủ chốt sau:

• Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập cá nhân.
• Thông tư 156/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế.
• Thông tư 37/2010/TT-BTC về việc phát hành, sử dụng và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in.

Chứng từ khấu trừ thuế là văn bản do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập để xác nhận số thuế đã khấu trừ vào thu nhập của người nộp thuế trước khi chi trả. Đây là tài liệu bắt buộc để cá nhân làm thủ tục hoàn thuế hoặc bù trừ thuế trong kỳ tiếp theo.

2. Khi nào công ty hợp danh phải cấp chứng từ khấu trừ thuế?

Theo quy định, tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Tuy nhiên, có một số lưu ý quan trọng:

• Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động: Hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
• Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Tổ chức trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

3. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN chuẩn năm 2019

Dưới đây là mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số CTT10) thường được sử dụng trong các công ty hợp danh:

Mẫu số (Form No): CTT10
Ký hiệu (Serial No): ...
Số (No): ...

CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN
(CERTIFICATE OF PERSONAL INCOME TAX WITHHOLDING)

I. THÔNG TIN TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP
[01] Tên tổ chức trả thu nhập: ...
[02] Mã số thuế: ...
[03] Địa chỉ: ...
[04] Điện thoại: ...

II. THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ
[05] Họ và tên: ...
[06] Mã số thuế: ...
[07] Quốc tịch: ...
[08] Cá nhân cư trú [ ] [09] Cá nhân không cư trú [ ]
[11] Số CMND/Hộ chiếu: ...

III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ
[14] Khoản thu nhập: ...
[15] Thời điểm trả thu nhập: Tháng ... Năm ...
[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: ...
[17] Tổng thu nhập tính thuế: ...
[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: ...

4. Hướng dẫn chi tiết cách kê khai các chỉ tiêu

Để đảm bảo chứng từ có giá trị pháp lý, kế toán công ty hợp danh cần lưu ý cách ghi các chỉ tiêu sau:

• Chỉ tiêu [01]: Ghi tên đầy đủ của công ty hợp danh bằng chữ in HOA theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Chỉ tiêu [07]: Chỉ khai trong trường hợp cá nhân không có quốc tịch Việt Nam.
• Chỉ tiêu [14]: Ghi rõ loại thu nhập nhận được (ví dụ: thu nhập từ tiền lương, tiền công; thu nhập từ đầu tư vốn; thu nhập từ chuyển nhượng vốn...).
• Chỉ tiêu [16]: Là tổng số thu nhập chịu thuế mà công ty đã trả cho cá nhân, chưa trừ các khoản giảm trừ.
• Chỉ tiêu [18]: Số tiền thuế thực tế mà công ty đã giữ lại để nộp vào ngân sách nhà nước.

5. Quản lý và phát hành chứng từ trong doanh nghiệp

Công ty hợp danh có thể lựa chọn một trong hai hình thức sử dụng chứng từ:

1. Mua chứng từ của cơ quan thuế: Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với Chi cục Thuế quản lý để mua quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
2. Tự in chứng từ: Nếu đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và không vi phạm pháp luật thuế, doanh nghiệp có thể tự in chứng từ theo hướng dẫn tại Thông tư 37/2010/TT-BTC. Việc tự in phải được thông báo phát hành với cơ quan thuế trước khi sử dụng.

Việc sử dụng sai mẫu hoặc không cấp chứng từ khi người nộp thuế yêu cầu có thể dẫn đến các hình thức xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn theo quy định hiện hành.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện và hướng dẫn thực tế cho các công ty hợp danh trong việc quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2019. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về quy trình thực hiện, quý doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý hoặc cơ quan thuế sở tại.