Nghỉ ốm bao nhiêu ngày thì doanh nghiệp phải báo giảm lao động?

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc người lao động nghỉ ốm là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, không phải trường hợp nghỉ ốm nào cũng yêu cầu công ty phải thực hiện thủ tục báo giảm với cơ quan bảo hiểm. Vậy mốc thời gian "vàng" là bao nhiêu ngày và quy trình thực hiện ra sao để tránh bị truy thu tiền bảo hiểm y tế?

Quy định về số ngày nghỉ ốm phải báo giảm

Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, cụ thể là tại khoản 5 Điều 42, mốc thời gian được xác định như sau:

"Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp nhưng vẫn được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế."

Như vậy, nếu nhân viên nghỉ ốm từ 14 ngày làm việc trở lên trong một tháng, doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục báo giảm lao động. Việc này giúp cả doanh nghiệp và người lao động không phải đóng các khoản bảo hiểm trong tháng đó, trong khi người lao động vẫn được đảm bảo quyền lợi khám chữa bệnh bằng thẻ BHYT.

Thủ tục báo giảm lao động khi nghỉ ốm dài ngày

Căn cứ vào hướng dẫn tại Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, quy trình báo giảm được thực hiện qua các bước chuyên nghiệp sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Doanh nghiệp cần lập Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-LT) và Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) nếu có.
• Bước 2: Nộp hồ sơ. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện nộp online qua phần mềm I-VAN hoặc Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam để tiết kiệm thời gian.
• Bước 3: Chờ kết quả. Cơ quan BHXH sẽ xử lý trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Chậm báo giảm: Không bị phạt hành chính nhưng "đau ví" tiền BHYT

Nhiều kế toán thắc mắc liệu chậm báo giảm có bị phạt tiền không? Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hiện chưa có quy định xử phạt hành chính đối với hành vi chậm báo giảm lao động nghỉ ốm.

Tuy nhiên, rủi ro tài chính nằm ở quy định tại khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH. Nếu doanh nghiệp báo giảm muộn sang các tháng sau, họ sẽ phải tự bỏ tiền túi để đóng số tiền BHYT của những tháng báo chậm đó. Đây là một khoản chi phí không đáng có nếu doanh nghiệp không quản lý chặt chẽ thời gian nghỉ của nhân viên.

Lời khuyên pháp lý: Doanh nghiệp nên thực hiện báo giảm ngay trong tháng phát sinh việc nghỉ ốm từ 14 ngày trở lên để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo hồ sơ luôn minh bạch trước cơ quan thanh tra.