Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ là tờ giấy ghi nhận quá trình làm việc mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để người lao động hưởng các chế độ hưu trí, tử tuất hay bảo hiểm thất nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, không ít trường hợp người lao động làm mất, làm hỏng hoặc cần điều chỉnh thông tin trên sổ. Vậy quy định về việc cấp lại sổ BHXH năm 2019 như thế nào? Liệu việc cấp lại có làm ảnh hưởng đến thời gian đóng bảo hiểm trước đó hay không?

Các trường hợp cụ thể được cấp lại sổ Bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, có 03 nhóm trường hợp chính mà người tham gia sẽ được cơ quan bảo hiểm xem xét cấp lại sổ hoặc các thành phần của sổ:

1. Cấp lại toàn bộ sổ (bao gồm cả bìa và tờ rời)

Đây là trường hợp phổ biến nhất, áp dụng khi người lao động không còn giữ được cuốn sổ nguyên vẹn hoặc có sự thay đổi trọng yếu về nhân thân:

• Mất sổ: Người lao động vô ý làm thất lạc sổ trong quá trình bảo quản hoặc di chuyển.
• Hỏng sổ: Sổ bị rách, nát, cháy, nhòe chữ không thể đọc được thông tin.
• Gộp sổ: Trường hợp người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên do đóng tại nhiều nơi khác nhau.
• Thay đổi thông tin định danh: Thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh đã ghi trên sổ.
• Thay đổi số sổ: Do sai sót trong quá trình cấp mã số bảo hiểm.
• Người đã hưởng BHXH 1 lần: Nhưng vẫn còn thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng, cần cấp lại sổ để tiếp tục theo dõi.

2. Cấp lại bìa sổ BHXH

Trường hợp này áp dụng khi các thông tin trên bìa sổ bị sai lệch so với hồ sơ gốc nhưng quá trình đóng (tờ rời) vẫn chính xác:

• Sai lệch về giới tính.
• Sai lệch về quốc tịch.

3. Cấp lại tờ rời sổ BHXH

Áp dụng khi người lao động vẫn còn bìa sổ nhưng các tờ rời ghi nhận quá trình đóng hàng năm bị mất hoặc bị hỏng.

"Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng."

Hồ sơ và thủ tục cấp lại sổ BHXH theo quy định hiện hành

Để việc cấp lại diễn ra thuận lợi, người lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn tại Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH. Cụ thể:

Đối với trường hợp mất, hỏng sổ:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS): Đây là mẫu văn bản bắt buộc, người lao động cần điền đầy đủ thông tin và lý do đề nghị cấp lại.

Đối với trường hợp thay đổi thông tin nhân thân:

• Tờ khai Mẫu TK1-TS.
• Giấy tờ chứng minh: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh; Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
• Nếu thông qua đơn vị sử dụng lao động: Cần thêm Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Thời gian giải quyết hồ sơ cấp lại sổ là bao lâu?

Căn cứ Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thời hạn để cơ quan BHXH trả kết quả được quy định rất rõ ràng nhằm đảm bảo quyền lợi cho người dân:

• Tối đa 05 ngày: Đối với trường hợp điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ.
• Tối đa 10 ngày: Đối với trường hợp cấp lại do mất, hỏng, thay đổi thông tin nhân thân hoặc gộp sổ.
• Tối đa 45 ngày: Trong trường hợp đặc biệt cần xác minh quá trình đóng BHXH tại nhiều tỉnh thành hoặc nhiều đơn vị khác nhau.

Cấp lại sổ BHXH có làm mất quá trình đóng hay ảnh hưởng quyền lợi?

Nhiều người lao động lo lắng rằng khi cấp lại sổ, các thông tin về thời gian đóng bảo hiểm trước đây sẽ bị mất hoặc không được ghi nhận đầy đủ. Tuy nhiên, theo quy định tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH, sổ cấp lại vẫn đảm bảo tính liên tục của dữ liệu.

Điểm khác biệt duy nhất là trên bìa sổ (trang 1), dưới dòng "Số sổ" sẽ có thêm dòng chữ "Cấp lần ..." (ví dụ: Cấp lần 2, Cấp lần 3). Điều này chỉ nhằm mục đích quản lý số lượng bản phát hành, hoàn toàn không làm thay đổi giá trị pháp lý hay quyền lợi hưởng bảo hiểm của bạn.

Hiện nay, toàn bộ dữ liệu đóng BHXH đã được số hóa và quản lý tập trung trên hệ thống phần mềm của ngành Bảo hiểm. Do đó, cuốn sổ giấy chỉ là hình thức thể hiện bên ngoài, quyền lợi thực tế của bạn luôn được bảo vệ an toàn trên hệ thống điện tử.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn yên tâm hơn khi thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH nơi gần nhất để được hỗ trợ kịp thời.