Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, một câu hỏi thường trực khiến nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp băn khoăn là: Liệu có bắt buộc phải ghi số tài khoản ngân hàng trên hóa đơn điện tử hay không? Việc thiếu thông tin này có khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ?

Số tài khoản ngân hàng: Tiêu thức tự nguyện hay bắt buộc?

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, số tài khoản ngân hàng không nằm trong danh mục các tiêu thức bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc một tờ hóa đơn dù không hiển thị số tài khoản của người bán hay người mua thì vẫn hoàn toàn hợp pháp và đủ điều kiện để hạch toán, kê khai thuế.

Cụ thể, tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã liệt kê chi tiết các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua (nếu có).
• Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số.
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã).
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, quảng cáo (nếu có).

"Nội dung hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trừ một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc..."

Tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn ghi số tài khoản lên hóa đơn?

Mặc dù pháp luật không bắt buộc, nhưng thực tế phần lớn các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều thiết kế sẵn trường thông tin về số tài khoản ngân hàng. Lý do là bởi việc ghi số tài khoản mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

1. Thuận tiện thanh toán: Giúp người mua dễ dàng thực hiện chuyển khoản mà không cần phải tra cứu lại thông tin từ hợp đồng hay các văn bản khác.
2. Hạn chế sai sót: Tránh việc chuyển nhầm tài khoản hoặc sai thông tin người thụ hưởng, đặc biệt là với các giao dịch có giá trị lớn.
3. Tính chuyên nghiệp: Thể hiện sự minh bạch và hỗ trợ tối đa cho đối tác trong quá trình giao dịch.

Thủ tục thay đổi số tài khoản trên hóa đơn điện tử

Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi số tài khoản ngân hàng và muốn cập nhật thông tin này lên mẫu hóa đơn đang sử dụng, quy trình thực hiện khá đơn giản. Vì số tài khoản không phải là thông tin bắt buộc trong tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT), nên doanh nghiệp không cần phải nộp lại tờ khai thay đổi thông tin với cơ quan thuế.

Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để cập nhật lại thông tin trên mẫu hiển thị. Các hóa đơn lập sau thời điểm cập nhật sẽ tự động hiển thị số tài khoản mới.

Lời khuyên từ chuyên gia: Dù không bắt buộc, doanh nghiệp nên duy trì thông tin số tài khoản trên hóa đơn để tối ưu hóa quy trình thanh toán. Tuy nhiên, hãy luôn kiểm tra kỹ các tiêu thức bắt buộc khác để đảm bảo hóa đơn luôn đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.