Trong nhịp sống hiện đại hối hả, không phải ai cũng có thể sắp xếp thời gian đến các tổ chức hành nghề công chứng trong giờ hành chính. Thấu hiểu nhu cầu đó, dịch vụ công chứng ngoài giờ và công chứng ngoài trụ sở đã ra đời như một giải pháp "cứu cánh" hiệu quả. Tuy nhiên, đi kèm với sự tiện lợi này là những thắc mắc về tính pháp lý cũng như mức chi phí thực tế mà người dân phải chi trả.

1. Công chứng ngoài giờ hành chính: Pháp luật có cho phép?

Nhiều người lo ngại rằng việc ký kết văn bản ngoài giờ làm việc của cơ quan nhà nước có thể ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản. Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 3 Điều 32 Luật Công chứng 2014, các tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm Phòng Công chứng và Văn phòng Công chứng) hoàn toàn được phép cung cấp dịch vụ này.

"3. Tổ chức hành nghề công chứng được niêm yết lịch làm việc ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng."

Như vậy, việc công chứng vào buổi tối, ngày thứ Bảy, Chủ nhật hoặc các ngày lễ là hoàn toàn hợp pháp nếu tổ chức đó có niêm yết lịch làm việc cụ thể. Điều này giúp người dân chủ động hơn trong việc thực hiện các giao dịch dân sự, kinh tế mà không bị bó buộc bởi khung giờ hành chính thông thường (thường là từ 8h-17h).

2. Chi phí công chứng ngoài giờ được tính như thế nào?

Một điểm quan trọng cần lưu ý là khi sử dụng dịch vụ ngoài giờ, người yêu cầu công chứng sẽ phải trả thêm một khoản gọi là thù lao công chứng. Khoản này khác với phí công chứng (vốn được quy định cứng bởi Bộ Tài chính).

Mức thù lao công chứng ngoài giờ sẽ do người yêu cầu và tổ chức hành nghề công chứng tự thỏa thuận. Sở dĩ có khoản phí này là bởi việc làm thêm giờ liên quan trực tiếp đến quyền lợi và chế độ tiền lương của công chứng viên cũng như nhân viên văn phòng theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.

Thông thường, các văn phòng sẽ có bảng giá thù lao niêm yết công khai. Người dân nên chủ động liên hệ trước để nắm rõ mức phí này, tránh những bỡ ngỡ về tài chính sau khi hoàn tất thủ tục.

3. Công chứng ngoài trụ sở: Giải pháp cho những trường hợp đặc biệt

Bên cạnh yếu tố thời gian, yếu tố không gian cũng được pháp luật linh hoạt điều chỉnh. Theo khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014, việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở trong các trường hợp sau:

• Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được.
• Người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù.
• Có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Đối với dịch vụ này, người dân cũng phải trả thù lao thỏa thuận. Tại một số địa phương như TP. Hồ Chí Minh, UBND cấp tỉnh đã quy định mức trần thù lao để bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Ví dụ, mức thù lao ký ngoài trụ sở có thể dao động từ 500.000 đồng đến hơn 2.000.000 đồng tùy vào khoảng cách di chuyển và thời gian thực hiện.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để quá trình công chứng ngoài giờ hoặc ngoài trụ sở diễn ra thuận lợi, bạn nên:

1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ: Gửi bản sao hồ sơ qua email hoặc Zalo cho công chứng viên kiểm tra trước để tránh sai sót khi gặp trực tiếp.
2. Xác nhận chi phí: Luôn hỏi rõ tổng chi phí (bao gồm phí công chứng, thù lao ngoài giờ/ngoài trụ sở, phí soạn thảo...) trước khi yêu cầu dịch vụ.
3. Lựa chọn văn phòng uy tín: Ưu tiên các tổ chức có quy trình làm việc chuyên nghiệp và minh bạch về giá cả.

Việc nắm vững các quy định về công chứng không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo an toàn pháp lý tối đa cho các giao dịch quan trọng của mình.