Việc chuẩn bị hồ sơ nhập học hoặc chuyển trường luôn đi kèm với yêu cầu về bản sao học bạ có chứng thực. Tuy nhiên, nhiều phụ huynh và học sinh vẫn còn lúng túng với câu hỏi: Công chứng học bạ ở đâu cho thuận tiện và liệu có bắt buộc phải mang theo bản gốc hay không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.

1. Công chứng học bạ ở xã được không?

Thực tế, thuật ngữ "công chứng học bạ" mà người dân thường dùng chính xác phải gọi là chứng thực bản sao từ bản chính. Đây là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính rất rộng rãi, tạo điều kiện tối đa cho người dân:

"1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm: a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận...
2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm: a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận..."

Như vậy, bạn hoàn toàn có thể thực hiện chứng thực học bạ tại Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn) nơi thuận tiện nhất, không nhất thiết phải về nơi cư trú hay nơi trường học đóng trụ sở.

2. Hồ sơ công chứng học bạ gồm những gì? Có cần bản gốc?

Đây là thắc mắc phổ biến nhất của người dân khi đi làm thủ tục. Câu trả lời là: Bắt buộc phải có bản chính học bạ để đối chiếu.

Căn cứ Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trình tự thủ tục được thực hiện như sau:

• Người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính học bạ.
• Nộp bản sao đã tự photo hoặc yêu cầu cơ quan chứng thực photo từ bản chính.
• Người thực hiện chứng thực kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, đối chiếu với bản sao.

Lưu ý quan trọng: Bản chính học bạ phải còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung trái phép. Nếu học bạ bị rách nát, hư hỏng đến mức không xác định được nội dung thì cơ quan chức năng có quyền từ chối chứng thực.

3. Phí công chứng học bạ năm 2026 hết bao nhiêu tiền?

Mức phí chứng thực hiện nay được áp dụng thống nhất trên toàn quốc theo quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC. Cụ thể:

• Phí chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang.
• Từ trang thứ ba trở đi thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản.

Vì học bạ thường bao gồm nhiều trang (từ lớp 1 đến lớp 5, lớp 6 đến lớp 9 hoặc lớp 10 đến lớp 12), tổng chi phí sẽ phụ thuộc vào số lượng trang thực tế trong cuốn học bạ của bạn. Ngoài ra, nếu bạn sử dụng dịch vụ photo tại chỗ, bạn sẽ phải trả thêm phí photo theo niêm yết của đơn vị thực hiện.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc về việc công chứng học bạ. Việc nắm rõ quy định sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện các thủ tục hành chính quan trọng này.