Trong thực tế đời sống pháp lý, đặc biệt là các giao dịch liên quan đến bất động sản hoặc vay vốn ngân hàng, chúng ta thường nghe nhắc đến thuật ngữ "công chứng 3 bên". Tuy nhiên, nếu lật giở từng trang của Luật Công chứng 2014, bạn sẽ không tìm thấy bất kỳ định nghĩa chính thức nào cho cụm từ này. Vậy bản chất của nó là gì và tại sao nó lại quan trọng đến thế?

Công chứng 3 bên là gì? Góc nhìn từ thực tiễn pháp lý

Dù không được định danh cụ thể trong văn bản quy phạm pháp luật, nhưng dựa trên thực tiễn hành nghề, chúng ta có thể hiểu công chứng 3 bên theo hai cách tiếp cận phổ biến:

Cách hiểu thứ nhất: Đây là việc công chứng một hợp đồng thông thường giữa hai bên (ví dụ bên mua và bên bán), nhưng có sự hiện diện của Công chứng viên với tư cách là người làm chứng, xác thực. Trong trường hợp này, ba bên được tính bao gồm: Công chứng viên, bên A và bên B. Tuy nhiên, cách hiểu này ít được giới chuyên môn sử dụng vì Công chứng viên vốn dĩ là người thực thi công vụ, không phải là một chủ thể tham gia vào nội dung thỏa thuận của hợp đồng.

Cách hiểu thứ hai (Phổ biến nhất): Đây là việc công chứng các loại hợp đồng, giao dịch mà bản thân nội dung thỏa thuận đó có sự tham gia trực tiếp của ít nhất 3 chủ thể khác nhau (không tính Công chứng viên). Theo khoản 3 Điều 2 Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức giao kết hợp đồng, giao dịch. Do đó, khi một giao dịch đòi hỏi sự ràng buộc trách nhiệm của 3 bên, thủ tục này sẽ được thực hiện.

"Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài tự mình hoặc thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền để yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật này."

Những trường hợp điển hình cần đến công chứng 3 bên

Để dễ hình dung, hãy cùng điểm qua một vài tình huống thực tế mà công chứng 3 bên trở thành "chìa khóa" giải quyết vấn đề:

• Hợp đồng thế chấp 3 bên: Đây là trường hợp phổ biến nhất trong vay vốn ngân hàng. Ba bên bao gồm: Ngân hàng (Bên nhận thế chấp), Người vay vốn và Người thứ ba dùng tài sản của mình để bảo lãnh thế chấp cho khoản vay đó.
• Hợp đồng hợp tác kinh doanh: Khi ba cá nhân hoặc tổ chức cùng góp vốn, góp sức để thực hiện một dự án cụ thể, họ cần một bản hợp đồng được công chứng để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên đều được pháp luật bảo vệ.
• Giao dịch chuyển nhượng có bên thứ ba bảo lãnh: Trong một số giao dịch mua bán tài sản giá trị lớn, có thể xuất hiện bên thứ ba đứng ra bảo lãnh thanh toán hoặc bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

Quy trình và thủ tục công chứng 3 bên chi tiết nhất

Về cơ bản, trình tự thực hiện công chứng 3 bên không có quá nhiều khác biệt so với các giao dịch thông thường. Điểm mấu chốt nằm ở việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ của cả 3 chủ thể tham gia.

1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Các bên cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng: Do một trong các bên điền thông tin theo mẫu của tổ chức hành nghề công chứng.
• Giấy tờ nhân thân: Chứng minh nhân dân/CCCD/Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của cả 3 bên. Nếu là tổ chức, cần có Giấy đăng ký kinh doanh và giấy tờ của người đại diện pháp luật.
• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân: Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng độc thân (nếu tài sản liên quan là tài sản chung/riêng).
• Giấy tờ về tài sản: Sổ đỏ (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất), đăng ký xe, hoặc các hóa đơn, chứng từ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp đối với đối tượng của hợp đồng.

2. Cơ quan thực hiện và thời gian giải quyết

Bạn có thể lựa chọn thực hiện tại Phòng công chứng (đơn vị sự nghiệp của Nhà nước) hoặc Văn phòng công chứng (tư nhân). Cả hai đều có giá trị pháp lý như nhau.

Theo quy định tại Điều 43 Luật Công chứng 2014, thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc. Với những hợp đồng phức tạp, thời gian này có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Chi phí công chứng 3 bên được tính như thế nào?

Nhiều người lo ngại rằng công chứng 3 bên sẽ tốn kém hơn. Tuy nhiên, mức phí công chứng hiện nay được tính dựa trên giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch theo quy định của Bộ Tài chính, chứ không phụ thuộc vào số lượng người tham gia. Ngoài phí công chứng, các bên có thể phải trả thêm thù lao công chứng (phí soạn thảo, in ấn, ký ngoài trụ sở...) theo thỏa thuận với văn phòng công chứng nhưng không được vượt quá mức trần do UBND cấp tỉnh quy định.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn có cái nhìn rõ nét hơn về thủ tục công chứng 3 bên. Việc hiểu rõ quy trình không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn là lá chắn vững chắc bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong mọi giao dịch dân sự và kinh tế.