Trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính như xin việc, vay vốn ngân hàng hay hưởng các chế độ an sinh, người lao động thường xuyên được yêu cầu cung cấp bản sao sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH). Tuy nhiên, một nhầm lẫn phổ biến là nhiều người vẫn gọi đây là việc "công chứng". Thực tế, theo ngôn ngữ pháp lý, đây là thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.

Hiểu đúng về thẩm quyền chứng thực sổ Bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Điều này có nghĩa là bạn có thể thực hiện tại bất kỳ địa điểm nào thuận tiện nhất trong 4 nhóm cơ quan sau:

• Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn: Đây là địa điểm phổ biến nhất, do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND ký và đóng dấu.
• Phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã: Do Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện.
• Các tổ chức hành nghề công chứng: Bao gồm Phòng công chứng (nhà nước) và Văn phòng công chứng (tư nhân). Giá trị pháp lý của bản sao tại đây hoàn toàn tương đương với UBND.
• Cơ quan đại diện ngoại giao: Dành cho công dân Việt Nam đang sinh sống và làm việc tại nước ngoài.

"Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại Nghị định này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực." (Trích Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Quy trình thực hiện và mức phí niêm yết

Thủ tục chứng thực sổ BHXH hiện nay đã được đơn giản hóa tối đa để hỗ trợ người dân. Bạn chỉ cần mang theo bản chính sổ BHXH và các bản photo sẵn (nếu có). Người thực hiện chứng thực sẽ đối chiếu, kiểm tra tính xác thực và thực hiện ký, đóng dấu xác nhận.

Về chi phí, mức thu phí chứng thực được quy định thống nhất tại Thông tư 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể, theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức phí là 2.000 đồng/trang cho 02 trang đầu tiên; từ trang thứ ba trở đi thu 1.000 đồng/trang nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản.

Giải đáp: Nhận BHXH một lần có cần bản sao chứng thực?

Đây là thắc mắc của rất nhiều người lao động khi chuẩn bị hồ sơ rút BHXH một lần. Theo hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH năm 2021, hồ sơ hưởng chế độ này yêu cầu người lao động phải nộp bản chính sổ Bảo hiểm xã hội.

Do đó, bạn không cần phải tốn thời gian và chi phí đi chứng thực sổ BHXH để nộp kèm hồ sơ hưởng trợ cấp một lần. Cơ quan BHXH sẽ thu hồi sổ chính để chốt quá trình đóng và thực hiện chi trả theo quy định. Tuy nhiên, lời khuyên từ các chuyên gia pháp lý là bạn nên tự lưu giữ một bản sao chứng thực hoặc chụp ảnh lại các trang quá trình đóng để đối chiếu khi cần thiết trước khi nộp bản chính.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp quý độc giả nắm rõ quy định về việc chứng thực sổ Bảo hiểm xã hội, từ đó chủ động hơn trong việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.