1. Chứng thực là gì? Bản chất pháp lý dưới góc nhìn chuyên gia

Trong đời sống pháp lý, chứng thực đóng vai trò là "lá chắn" bảo vệ tính xác thực của các giao dịch và giấy tờ. Mặc dù thuật ngữ này được sử dụng phổ biến, nhưng không phải ai cũng nắm rõ định nghĩa chính xác của nó. Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký hoặc thông tin cá nhân.

Dưới góc độ ngôn ngữ học, chứng thực có nghĩa là nhận cho để làm bằng chứng là đúng sự thật. Tuy nhiên, trong pháp luật Việt Nam, khái niệm này được cụ thể hóa qua từng loại hình hoạt động cụ thể. Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực được quy định rõ tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

2. Phân loại các hình thức chứng thực phổ biến hiện nay

Căn cứ vào Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, hoạt động chứng thực được chia thành 04 loại hình chính:

2.1 Cấp bản sao từ sổ gốc

Đây là thủ tục mà cơ quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào dữ liệu lưu trữ để cấp bản sao. Ví dụ điển hình nhất là việc cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ đăng ký hộ tịch tại UBND xã/phường. Bản sao này có giá trị tương đương bản chính và không cần phải đối chiếu lại với bản chính khi sử dụng.

2.2 Chứng thực bản sao từ bản chính (Sao y bản chính)

Đây là hình thức phổ biến nhất, trong đó người thực hiện chứng thực căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao là đúng với bản chính. Lưu ý rằng, theo Thông tư 01/2020/TT-BTP, người thực hiện chứng thực phải kiểm tra kỹ tính nguyên vẹn và hợp pháp của bản chính trước khi đóng dấu xác nhận.

2.3 Chứng thực chữ ký

Cơ quan có thẩm quyền chứng kiến người yêu cầu trực tiếp ký vào văn bản và xác nhận đó chính là chữ ký của họ. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung của văn bản mà mình đã ký.

2.4 Chứng thực hợp đồng, giao dịch

Khác với công chứng, chứng thực hợp đồng chủ yếu xác nhận về thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi dân sự và ý chí tự nguyện của các bên. Đây là lựa chọn phổ biến cho các giao dịch về quyền sử dụng đất, nhà ở tại các khu vực chưa có tổ chức hành nghề công chứng.

3. Chứng thực điện tử: Bước tiến đột phá trong chuyển đổi số

Trong bối cảnh hiện nay, việc thực hiện chứng thực không còn bó hẹp tại các trụ sở cơ quan hành chính. Theo quy định tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP, người dân có thể yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy.

Bản sao điện tử được chứng thực có giá trị sử dụng trong các giao dịch trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại đáng kể cho người dân và doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng trong lộ trình xây dựng Chính phủ số tại Việt Nam.

4. Thẩm quyền và thủ tục thực hiện chứng thực

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền chứng thực thuộc về:

• Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã: Chứng thực bản sao, chữ ký và các giấy tờ có yếu tố nước ngoài.
• UBND xã, phường, thị trấn: Chứng thực bản sao, chữ ký và các hợp đồng, giao dịch dân sự trong nước.
• Cơ quan đại diện ngoại giao: Thực hiện chứng thực cho người Việt Nam ở nước ngoài.
• Các tổ chức hành nghề công chứng: Có thẩm quyền chứng thực bản sao và chữ ký tương đương Phòng Tư pháp và UBND cấp xã.

5. Phí chứng thực và thời hạn sử dụng văn bản

Mức phí chứng thực hiện nay được áp dụng thống nhất theo quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC. Cụ thể:

• Phí chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang (từ trang thứ 3 trở đi thu 1.000 đồng/trang, tối đa không quá 200.000 đồng/bản).
• Phí chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp.
• Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch: 50.000 đồng/hợp đồng.

Về thời hạn sử dụng, pháp luật hiện hành không quy định thời hạn hết hiệu lực của bản sao chứng thực. Tuy nhiên, trên thực tế, các cơ quan thường yêu cầu bản sao được thực hiện trong vòng 06 tháng đối với các loại giấy tờ có sự thay đổi theo thời gian như Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc Phiếu lý lịch tư pháp.

6. Phân biệt Chứng thực và Công chứng: Tránh nhầm lẫn tai hại

Rất nhiều người nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Điểm khác biệt cốt lõi nằm ở trách nhiệm của người thực hiện:

• Công chứng: Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính xác thực và tính hợp pháp của toàn bộ nội dung hợp đồng.
• Chứng thực: Người thực hiện chứng thực chủ yếu xác nhận sự hiện diện, chữ ký và tính tương ứng giữa bản sao với bản chính, không chịu trách nhiệm về nội dung bên trong văn bản (trừ chứng thực hợp đồng).

Việc hiểu rõ chứng thực là gì và các quy định liên quan sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý, đảm bảo các giao dịch diễn ra an toàn và đúng quy định của pháp luật.