Trong đời sống pháp lý hàng ngày, việc chứng thực bản sao từ bản chính (thường gọi nôm na là công chứng giấy tờ) là một thủ tục hành chính cực kỳ phổ biến. Tuy nhiên, không phải bất cứ loại giấy tờ nào khi mang đến cơ quan có thẩm quyền cũng đều được chấp nhận chứng thực. Để tránh mất thời gian và công sức, người dân cần nắm rõ các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về những trường hợp bị từ chối tiếp nhận.

Danh sách 6 loại giấy tờ tuyệt đối không được chứng thực bản sao

Căn cứ theo quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các cơ quan thực hiện chứng thực sẽ từ chối bản sao nếu bản chính thuộc một trong các trường hợp sau:

• Thứ nhất: Bản chính không còn nguyên vẹn. Các giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm hoặc bớt nội dung không hợp lệ sẽ bị loại bỏ ngay lập tức. Điều này nhằm đảm bảo tính trung thực tuyệt đối của văn bản.
• Thứ hai: Bản chính bị hư hỏng nặng. Những văn bản cũ nát, hư hỏng đến mức không thể xác định được nội dung chính xác sẽ không đủ điều kiện để đối chiếu.
• Thứ ba: Giấy tờ có dấu mật hoặc cấm sao chụp. Nếu bản chính đóng dấu mật của cơ quan có thẩm quyền hoặc có ghi rõ dòng chữ "không được sao chụp" thì người dân không thể thực hiện thủ tục này tại các cơ quan chứng thực thông thường.
• Thứ tư: Nội dung vi phạm pháp luật và đạo đức. Các văn bản có nội dung tuyên truyền kích động, chống phá chế độ, xuyên tạc lịch sử hoặc xúc phạm danh dự nhân phẩm người khác sẽ bị từ chối.
• Thứ năm: Giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự. Đối với các văn bản do cơ quan nước ngoài cấp, nếu chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định (trừ một số trường hợp miễn trừ như hộ chiếu, bằng tốt nghiệp...) thì không thể dùng làm căn cứ chứng thực.
• Thứ sáu: Giấy tờ tự lập không có xác nhận. Các loại đơn từ, văn bản do cá nhân tự viết tay hoặc đánh máy nhưng không có chữ ký, con dấu xác nhận của cơ quan có thẩm quyền thì không được coi là bản chính hợp lệ để sao y.

Thẩm quyền chứng thực bản sao: Thực hiện ở đâu cho đúng?

Nhiều người dân vẫn lầm tưởng rằng chỉ có UBND cấp xã mới có quyền chứng thực. Tuy nhiên, theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền này được phân cấp rất rõ ràng:

1. Phòng Tư pháp cấp huyện

Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ do cơ quan Việt Nam hoặc nước ngoài cấp. Đặc biệt, các giấy tờ có yếu tố nước ngoài thường phải thực hiện tại đây.

2. UBND cấp xã

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn thực hiện chứng thực các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Đây là địa chỉ gần dân nhất và xử lý các loại giấy tờ phổ thông như chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao

Đối với công dân Việt Nam đang ở nước ngoài, các cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự có thẩm quyền tương đương như Phòng Tư pháp cấp huyện trong việc chứng thực giấy tờ.

4. Công chứng viên

Một điểm đáng lưu ý là các Công chứng viên tại Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng cũng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giống như Phòng Tư pháp cấp huyện. Điều này giúp giảm tải áp lực cho các cơ quan hành chính nhà nước.

"Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác."

Việc hiểu rõ các quy định về chứng thực không chỉ giúp quy trình làm việc của cơ quan nhà nước trôi chảy hơn mà còn bảo vệ quyền lợi chính đáng của người dân trong các giao dịch dân sự và hành chính.