Kê khai và quyết toán thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là quyền lợi sát sườn của mỗi cá nhân và tổ chức nộp thuế. Đặc biệt, trong mô hình công ty cổ phần với cơ cấu nhân sự phức tạp, việc nắm vững các quy định về thuế là cực kỳ quan trọng. Dưới đây là phân tích chuyên sâu về 4 vấn đề cơ bản khi tiến hành quyết toán thuế TNCN mà doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý.

1. Bản chất và ý nghĩa của việc quyết toán thuế TNCN

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân, nộp thuế là nghĩa vụ tài chính của cá nhân có thu nhập chịu thuế đối với Ngân sách Nhà nước. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quá trình xác định lại chính xác số thuế phải nộp trong một năm tính thuế.

Cụ thể, đây là việc cơ quan thuế hoặc tổ chức chi trả thu nhập kiểm tra, đối soát số liệu về tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công mà cá nhân nhận được, sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc và các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo. Kết quả của việc quyết toán sẽ dẫn đến ba trường hợp: cá nhân đã nộp đủ, nộp thừa (được hoàn thuế hoặc bù trừ kỳ sau) hoặc nộp thiếu (phải nộp thêm).

2. Xác định đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế TNCN

Căn cứ quy định tại điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, các đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế bao gồm:

2.1. Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế

Đây là nhóm đối tượng không thuộc diện ủy quyền hoặc có số thuế phức tạp cần tự mình thực hiện thủ tục. Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, các trường hợp điển hình bao gồm:

• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên mà không đủ điều kiện ủy quyền.
• Cá nhân có số thuế phải nộp thêm trên 50.000 đồng hoặc có số thuế nộp thừa muốn hoàn thuế.
• Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải thực hiện quyết toán trước khi xuất cảnh.
• Cá nhân thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo.

2.2. Tổ chức trả thu nhập (Công ty cổ phần)

Công ty cổ phần có trách nhiệm quyết toán thuế thay cho các cá nhân có ủy quyền, bất kể có phát sinh khấu trừ thuế hay không. Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục cho người lao động và giúp cơ quan thuế quản lý tập trung.

"Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế."

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải thực hiện quyết toán cho người lao động được điều chuyển trong cùng hệ thống hoặc do sáp nhập, hợp nhất, chia tách doanh nghiệp.

3. Quy định về ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Việc ủy quyền giúp người lao động tiết kiệm thời gian, tuy nhiên cần đáp ứng các điều kiện chặt chẽ theo Luật Quản lý thuế 2019:

• Trường hợp 1: Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị và đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán.
• Trường hợp 2: Cá nhân có thu nhập vãng lai tại các nơi khác bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng và đã được khấu trừ 10% thuế, đồng thời không có nhu cầu quyết toán phần thu nhập này.
• Trường hợp 3: Cá nhân được điều chuyển giữa các tổ chức trong cùng một hệ thống (tập đoàn, tổng công ty).

4. Hồ sơ và thủ tục quyết toán thuế TNCN chi tiết

Để đảm bảo tính chính xác, hồ sơ quyết toán cần được chuẩn bị đầy đủ theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC:

• Tờ khai quyết toán thuế: Mẫu số 05/QTT-TNCN (đối với tổ chức) hoặc Mẫu số 02/QTT-TNCN (đối với cá nhân).
• Phụ lục bảng kê: Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, danh sách người lao động.
• Chứng từ khấu trừ thuế: Bản sao chứng từ do đơn vị trả thu nhập cấp.
• Chứng từ đóng góp: Hóa đơn đóng góp vào các quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
• Tài liệu khác: Giấy tờ chứng minh thu nhập từ nước ngoài hoặc hồ sơ đăng ký người phụ thuộc mới.

Lưu ý về thời hạn: Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với tổ chức, và ngày cuối cùng của tháng thứ 4 đối với cá nhân trực tiếp quyết toán.

Việc chậm trễ hoặc sai sót trong quyết toán thuế có thể dẫn đến các mức phạt hành chính đáng kể. Do đó, các công ty cổ phần cần chủ động rà soát dữ liệu lương và hướng dẫn người lao động thực hiện ủy quyền đúng hạn để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế hiện hành.