Trong bối cảnh nền kinh tế số bùng nổ mạnh mẽ vào năm 2019, việc các doanh nghiệp, đặc biệt là công ty hợp danh, sở hữu và vận hành các ứng dụng thương mại điện tử (TMĐT) đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, đi kèm với cơ hội kinh doanh là những trách nhiệm pháp lý khắt khe về việc minh bạch thông tin. Một trong những nghĩa vụ quan trọng nhưng thường bị bỏ sót chính là việc thông báo thay đổi thông tin ứng dụng với cơ quan quản lý nhà nước.

Doanh nghiệp cần chú trọng việc cập nhật thông tin ứng dụng thương mại điện tử (ảnh minh họa)

Tại sao công ty hợp danh phải thông báo thay đổi thông tin ứng dụng TMĐT?

Theo quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP, các thương nhân thiết lập website hoặc ứng dụng cung cấp dịch vụ thương mại điện tử phải có trách nhiệm thông báo hoặc đăng ký với Bộ Công thương. Đối với công ty hợp danh, khi có bất kỳ sự thay đổi nào so với thông tin đã đăng ký ban đầu, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục cập nhật.

Việc này không chỉ giúp cơ quan chức năng quản lý hiệu quả mà còn bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng khi giao dịch trên ứng dụng. Đặc biệt, Thông tư 59/2015/TT-BCT (được sửa đổi bởi Thông tư 21/2018/TT-BCT) đã quy định rất rõ về quy trình quản lý hoạt động TMĐT qua ứng dụng di động.

Các trường hợp bắt buộc phải thông báo thay đổi

Doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung sau đây khi có thay đổi phải thực hiện thông báo ngay:

• Thay đổi tên miền của ứng dụng hoặc địa chỉ tải ứng dụng trên các kho ứng dụng (App Store, Google Play).
• Thay đổi loại hàng hóa, dịch vụ cung cấp trên ứng dụng.
• Thay đổi thông tin pháp lý của doanh nghiệp: Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế.
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc người chịu trách nhiệm đối với ứng dụng.
• Cập nhật quy chế quản lý hoạt động hoặc các điều khoản hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Thủ tục ký kết và hoàn thiện hồ sơ thông báo thay đổi thông tin (ảnh minh họa)

Quy trình thực hiện thủ tục thông báo năm 2019

Thủ tục này hiện nay được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công thương. Các bước cơ bản bao gồm:

1. Đăng nhập tài khoản: Sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký ứng dụng lần đầu.
2. Chọn hồ sơ cần sửa đổi: Tìm đến ứng dụng cần cập nhật thông tin và chọn chức năng "Thay đổi thông tin".
3. Cập nhật dữ liệu: Điền các thông tin mới và đính kèm các tài liệu chứng minh (ví dụ: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nếu thay đổi tên công ty).
4. Gửi hồ sơ: Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, doanh nghiệp gửi hồ sơ để Bộ Công thương phê duyệt.

Rủi ro khi không cập nhật thông tin kịp thời

Nhiều doanh nghiệp chủ quan cho rằng việc thay đổi nhỏ như số điện thoại liên hệ hay người phụ trách không quan trọng. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 185/2013/NĐ-CP, hành vi không thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin khi có sự thay đổi liên quan đến website/ứng dụng TMĐT có thể bị xử phạt hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Điều 81. Hành vi vi phạm về thiết lập website thương mại điện tử hoặc ứng dụng di động
...
2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:
a) Không thông báo sửa đổi, bổ sung khi có sự thay đổi thông tin liên quan đến website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử hoặc ứng dụng di động sau khi đã thiết lập và đưa vào sử dụng theo quy định.

Mẫu thông báo thay đổi thông tin ứng dụng TMĐT

Dưới đây là mẫu văn bản thông báo mà doanh nghiệp có thể tham khảo để chuẩn bị hồ sơ giấy (nếu cần thiết):

THÔNG BÁO
THAY ĐỔI NỘI DUNG ĐĂNG KÝ ỨNG DỤNG CUNG CẤP DỊCH VỤ TMĐT

Kính gửi: Bộ Công thương

Tên doanh nghiệp: ..........................................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: ..................................... cấp ngày........................ tại ................................

Doanh nghiệp thông báo thay đổi thông tin ứng dụng đã đăng ký như sau:

Lý do thay đổi: .................................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết các thông tin nêu trên là hoàn toàn chính xác và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Việc tuân thủ các quy định về thương mại điện tử không chỉ giúp công ty hợp danh tránh được các khoản phạt không đáng có mà còn xây dựng uy tín vững chắc trong mắt khách hàng và đối tác. Hãy luôn cập nhật thông tin kịp thời để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thông suốt và đúng pháp luật.