Trong hoạt động đấu thầu, hồ sơ mời thầu (HSMT) được ví như 'kim chỉ nam' quyết định sự thành bại của cả một dự án. Việc nắm vững các quy định mới nhất không chỉ giúp chủ đầu tư lập hồ sơ chuẩn xác mà còn giúp nhà thầu xây dựng chiến lược dự thầu hiệu quả. Từ ngày 04/8/2025, quy trình này sẽ có những điều chỉnh quan trọng theo quy định tại Nghị định 214/2025/NĐ-CP.

1. Căn cứ pháp lý "vàng" để lập hồ sơ mời thầu chuẩn xác

Việc lập hồ sơ mời thầu không thể thực hiện một cách tùy tiện mà phải dựa trên hệ thống căn cứ pháp lý chặt chẽ. Theo quy định tại khoản 1 Điều 63 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, các đơn vị cần tuân thủ các nền tảng sau:

"1. Căn cứ lập hồ sơ mời thầu bao gồm:
a) Kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu được duyệt (nếu có);
b) Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt;
c) Phạm vi, yêu cầu công việc; yêu cầu về kinh nghiệm và nhân sự của tư vấn và các yêu cầu cần thiết khác (nếu có);
d) Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật liên quan..."

Đặc biệt, các chủ đầu tư cần lưu ý rằng dự thảo hồ sơ mời thầu có thể được lập song song với quá trình lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, nhưng chỉ được phê duyệt chính thức sau khi kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã có hiệu lực pháp lý.

2. Những nội dung "bất di bất dịch" trong hồ sơ mời thầu từ 04/8/2025

Hồ sơ mời thầu phải là một bộ tài liệu hoàn chỉnh, minh bạch, làm cơ sở để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Một điểm mới đáng chú ý là HSMT không được phép nêu các điều kiện gây hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc tạo lợi thế bất bình đẳng, tuân thủ nghiêm ngặt Luật Đấu thầu 2023 và Luật số 90/2025/QH15.

2.1. Yêu cầu khắt khe đối với hồ sơ đề xuất kỹ thuật

Để được đánh giá là hợp lệ, hồ sơ đề xuất kỹ thuật của nhà thầu phải đáp ứng hàng loạt tiêu chí định tính và định lượng. Trong đó, đơn dự thầu phải được ký bởi đại diện hợp pháp và không kèm theo các điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư. Đối với các nhà thầu liên danh, thỏa thuận liên danh phải phân chia rõ ràng trách nhiệm và ước tính giá trị công việc cho từng thành viên.

Một quy định mang tính răn đe cao tại Điều 63 Nghị định 214/2025/NĐ-CP là trong vòng 03 năm trước thời điểm đóng thầu, nhà thầu không được có nhân sự bị Tòa án kết án về hành vi vi phạm quy định đấu thầu gây hậu quả nghiêm trọng.

2.2. Hồ sơ đề xuất tài chính: Cẩn trọng để không bị loại "oan"

Về mặt tài chính, nhà thầu cần đảm bảo tính thống nhất và hiệu lực của hồ sơ. Đơn dự thầu tài chính phải được ký sau thời điểm phát hành HSMT và tuyệt đối không được đề xuất các mức giá dự thầu khác nhau trong cùng một hồ sơ, trừ trường hợp HSMT có quy định khác về phương án thay thế.

3. 3 phương pháp đánh giá hồ sơ mời thầu nhà thầu cần nằm lòng

Tùy vào quy mô và tính chất gói thầu, chủ đầu tư sẽ lựa chọn một trong ba phương pháp đánh giá sau:

• Phương pháp giá thấp nhất: Thường áp dụng cho các gói thầu mua sắm hàng hóa thông dụng, nơi kỹ thuật đã đạt chuẩn và giá cả là yếu tố quyết định.
• Phương pháp kết hợp giữa kỹ thuật và giá: Đây là phương pháp phổ biến nhất, sử dụng thang điểm tổng hợp với tỷ trọng kỹ thuật (K) từ 70% - 80% và tỷ trọng giá (G) từ 20% - 30%.
• Phương pháp dựa trên kỹ thuật: Áp dụng cho các gói thầu có yêu cầu kỹ thuật đặc thù, cao cấp.

Đáng chú ý, từ ngày 04/8/2025, thời gian kiểm tra hoạt động đấu thầu trực tiếp đã được kéo dài lên 15 ngày, cho thấy sự siết chặt trong công tác hậu kiểm nhằm đảm bảo tính minh bạch tối đa cho thị trường đấu thầu Việt Nam.

Lời khuyên pháp lý: Các doanh nghiệp cần chủ động rà soát năng lực nhân sự và tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế trước khi tham gia dự thầu để tránh những sai sót đáng tiếc dẫn đến việc hồ sơ bị loại ngay từ bước đánh giá tính hợp lệ.