Việc xác định đúng kỳ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không chỉ là nghĩa vụ hành chính mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền và tránh các khoản phạt chậm nộp không đáng có. Đặc biệt, trong bối cảnh các quy định về quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc nắm vững các tiêu chí phân loại kỳ kê khai là vô cùng cấp thiết.

1. Khai thuế GTGT và TNCN theo từng lần phát sinh

Theo quy định tại khoản 4 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, một số hoạt động đặc thù sẽ không thực hiện khai thuế định kỳ mà phải khai ngay khi có phát sinh nghĩa vụ. Cụ thể:

• Đối với thuế GTGT: Áp dụng cho người nộp thuế thực hiện phương pháp trực tiếp nhưng có phát sinh hoạt động chuyển nhượng bất động sản.
• Đối với thuế TNCN: Cá nhân trực tiếp khai thuế hoặc tổ chức khai thay đối với thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản, chuyển nhượng vốn, đầu tư vốn, bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng từ nước ngoài, nhận thừa kế hoặc quà tặng.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Các trường hợp không có địa điểm kinh doanh cố định hoặc kinh doanh không thường xuyên cũng thuộc diện khai theo từng lần phát sinh.

"Thuế thu nhập cá nhân do cá nhân trực tiếp khai thuế hoặc tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay đối với thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản; thu nhập từ chuyển nhượng vốn; thu nhập từ đầu tư vốn..." - Trích Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

2. Tiêu chí khai thuế theo tháng: Quy tắc mặc định

Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thuế GTGT và thuế TNCN về cơ bản là loại thuế khai theo tháng. Đây được coi là kỳ tính thuế mặc định trừ khi người nộp thuế đáp ứng các điều kiện để chuyển sang khai theo quý hoặc thuộc diện khai theo năm/từng lần phát sinh.

Việc khai thuế theo tháng giúp cơ quan thuế theo dõi sát sao dòng tiền và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp dàn trải áp lực tài chính thay vì dồn vào cuối quý.

3. Điều kiện để doanh nghiệp được khai thuế theo quý

Đây là nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất nhằm giảm bớt thủ tục hành chính. Theo Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, tiêu chí xác định như sau:

3.1. Đối với thuế Giá trị gia tăng

Người nộp thuế có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống thì được lựa chọn khai thuế GTGT theo quý. Doanh thu này được xác định dựa trên tổng doanh thu trên các tờ khai thuế GTGT của các kỳ tính thuế trong năm dương lịch.

Đối với doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động, pháp luật cho phép lựa chọn khai thuế theo quý ngay từ đầu. Sau khi hoạt động đủ 12 tháng, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào doanh thu của năm trước đó để xác định lại kỳ kê khai cho năm tiếp theo.

3.2. Đối với thuế Thu nhập cá nhân

Doanh nghiệp thuộc diện khai thuế GTGT theo quý thì được lựa chọn khai thuế TNCN theo quý. Việc lựa chọn này phải được áp dụng ổn định trong cả năm dương lịch.

Lưu ý quan trọng: Theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 126), các quy định về thời hạn nộp hồ sơ và tạm nộp thuế đã có những điều chỉnh có lợi hơn cho người nộp thuế, giảm thiểu rủi ro bị tính tiền chậm nộp do sai sót khách quan.

4. Khai thuế theo năm và các trường hợp đặc thù

Kỳ khai thuế theo năm thường áp dụng cho các đối tượng như:

• Cá nhân làm đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp mà trong năm chưa đến mức khấu trừ thuế nhưng cuối năm xác định thuộc diện phải nộp.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán.
• Cá nhân cho thuê tài sản lựa chọn khai thuế một lần trong năm.

5. Thủ tục thay đổi kỳ tính thuế

Nếu doanh nghiệp đang khai theo tháng nhưng đủ điều kiện và muốn chuyển sang khai theo quý, cần gửi văn bản đề nghị (theo mẫu tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm bắt đầu khai thuế theo quý.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp tự phát hiện không còn đủ điều kiện khai theo quý (doanh thu vượt ngưỡng 50 tỷ), phải thực hiện khai theo tháng kể từ tháng đầu của quý tiếp theo và nộp bản xác định số tiền thuế tăng thêm (nếu có) để tránh bị phạt.

Tóm lại, việc nắm vững quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn là điều kiện tiên quyết để quản trị rủi ro thuế hiệu quả. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát doanh thu định kỳ để đưa ra lựa chọn kỳ kê khai phù hợp nhất với quy mô hoạt động của mình.