Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của ngành Tài chính, việc áp dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình mới không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc. Đặc biệt, kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, các doanh nghiệp đang đứng trước "ngưỡng cửa" thay đổi toàn diện quy trình quản lý hóa đơn. Một trong những bài toán đau đầu nhất đối với các kế toán hiện nay chính là: Làm sao để chọn được một tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử vừa uy tín, vừa đảm bảo tính pháp lý cao nhất?

1. Phân loại và tiêu chí khắt khe đối với tổ chức cung cấp dịch vụ

Theo quy định chi tiết tại Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC, các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử được phân chia thành hai nhóm chính với những tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý riêng biệt:

Nhóm 1: Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Đây là các đơn vị cung cấp phần mềm khởi tạo, xử lý và lưu trữ dữ liệu hóa đơn cho doanh nghiệp. Để được hoạt động, các tổ chức này phải đáp ứng các tiêu chí về:

• Chủ thể: Có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức.
• Nhân sự: Đội ngũ kỹ thuật trình độ cao, am hiểu nghiệp vụ kế toán và thuế.
• Kỹ thuật: Hệ thống hạ tầng đảm bảo tính liên tục, bảo mật và có khả năng kết nối dữ liệu thông suốt với tổ chức nhận, truyền dữ liệu.

Nhóm 2: Tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu (Tổ chức truyền nhận)

Đây là "cánh tay nối dài" giữa doanh nghiệp và cơ quan Thuế. Ngoài các tiêu chí về nhân sự và kỹ thuật như nhóm 1, các tổ chức này còn phải đáp ứng điều kiện khắt khe về tài chính (ký quỹ hoặc có bảo lãnh ngân hàng) để đảm bảo trách nhiệm trong quá trình truyền nhận dữ liệu hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan Thuế.

"Tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử là tổ chức đáp ứng các tiêu chí về chủ thể, nhân sự, kỹ thuật, tài chính và đã ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với Tổng cục Thuế."

2. Cập nhật danh sách các "ông lớn" đã được Tổng cục Thuế phê duyệt

Tính đến trung tuần tháng 11/2021, Tổng cục Thuế đã thực hiện thẩm định và công bố danh sách các đơn vị đủ điều kiện. Đây là căn cứ quan trọng nhất để doanh nghiệp "chọn mặt gửi vàng".

Cụ thể, theo Quyết định số 1540/QĐ-TCT và các thông báo mới nhất, một số đơn vị tiêu biểu đã chính thức ký hợp đồng truyền nhận dữ liệu với Tổng cục Thuế bao gồm: Công ty Cổ phần Misa, Softdreams, M-INVOICE, Thái Sơn, EFY Việt Nam, Nacencomm, FPT... Việc lựa chọn các đơn vị trong danh sách này giúp doanh nghiệp yên tâm tuyệt đối về tính tương thích của dữ liệu khi gửi lên hệ thống của cơ quan Thuế.

3. Xử lý tình huống khi nhà cung cấp hiện tại chưa nằm trong danh sách

Nhiều doanh nghiệp lo lắng khi phần mềm đang sử dụng thuộc về các đơn vị chưa có tên trong danh sách công bố của Tổng cục Thuế. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Liên hệ trực tiếp: Yêu cầu nhà cung cấp làm rõ lộ trình thẩm định với Tổng cục Thuế. Nhiều đơn vị đang trong quá trình hoàn thiện hồ sơ cuối cùng.
2. Kiểm tra tính kết nối: Nếu nhà cung cấp giải pháp của bạn không phải là tổ chức truyền nhận, họ bắt buộc phải có thỏa thuận kết nối thông qua một tổ chức truyền nhận đã được phê duyệt.
3. Chủ động chuyển đổi: Nếu đến sát thời hạn triển khai mà đơn vị cũ vẫn không đáp ứng được tiêu chuẩn theo Nghị định 123, doanh nghiệp nên chủ động tìm kiếm đối tác mới để tránh gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Việc lựa chọn tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là mua một phần mềm, mà là chọn một đối tác quản lý dữ liệu tài chính lâu dài. Doanh nghiệp nên ưu tiên các đơn vị có hệ sinh thái đa dạng (tích hợp phần mềm kế toán, chữ ký số) và có đội ngũ hỗ trợ 24/7 để xử lý kịp thời các lỗi phát sinh trong quá trình xuất hóa đơn.

Giai đoạn cuối năm 2021 là thời điểm "vàng" để các doanh nghiệp hoàn tất chuyển đổi, sẵn sàng cho việc áp dụng bắt buộc trên toàn quốc vào năm 2022. Hãy là những nhà kinh doanh thông thái, nắm vững luật chơi để bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình.