Trong hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp, việc lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc của các tổ chức, cá nhân kinh doanh. Tại thời điểm năm 2019, các quy định về hóa đơn vẫn đang được thực hiện chủ yếu theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất giúp kế toán doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

1. Đối tượng và tần suất nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC), việc nộp báo cáo được phân loại như sau:

• Nộp theo quý: Áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp đang hoạt động bình thường. Kể cả trong kỳ không sử dụng hóa đơn (không phát sinh doanh thu), doanh nghiệp vẫn phải nộp báo cáo với số lượng sử dụng bằng 0.
• Nộp theo tháng: Áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc các doanh nghiệp đang bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng.

2. Thời hạn nộp báo cáo BC26/AC năm 2019

Việc tuân thủ thời hạn nộp báo cáo là cực kỳ quan trọng để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính. Cụ thể:

• Báo cáo theo quý: Chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.
  • Quý I: Chậm nhất ngày 30/4.
  • Quý II: Chậm nhất ngày 30/7.
  • Quý III: Chậm nhất ngày 30/10.
  • Quý IV: Chậm nhất ngày 30/1 năm sau.
• Báo cáo theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.

3. Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu báo cáo BC26/AC

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu số BC26/AC ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) yêu cầu các thông tin sau:

"Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn."

Các chỉ tiêu cần lưu ý trên bảng biểu:

• Mã loại hóa đơn: Ví dụ 01GTKT cho hóa đơn GTGT, 02GTTT cho hóa đơn bán hàng.
• Số tồn đầu kỳ: Là số tồn cuối kỳ của báo cáo quý trước chuyển sang.
• Số sử dụng trong kỳ: Tổng số hóa đơn đã lập (bao gồm cả hóa đơn viết sai đã xóa bỏ hoặc hóa đơn bị hủy).
• Số xóa bỏ: Các hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót và đã gạch chéo hoặc thu hồi.
• Số hủy: Các hóa đơn chưa lập nhưng không còn giá trị sử dụng (do thay đổi mẫu, giải thể...).

4. Mức xử phạt khi chậm nộp báo cáo hóa đơn

Căn cứ theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, mức phạt đối với hành vi chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có thể dao động từ phạt cảnh cáo đến phạt tiền lên tới 8.000.000 đồng tùy vào số ngày chậm nộp. Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống nhắc lịch để đảm bảo nộp báo cáo đúng hạn.

5. Xu hướng chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Mặc dù năm 2019 vẫn áp dụng phổ biến hóa đơn giấy, nhưng theo lộ trình của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các doanh nghiệp đang dần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính, vì dữ liệu hóa đơn sẽ được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế, giúp việc đối soát và báo cáo trở nên thuận tiện hơn rất nhiều.

Hy vọng những hướng dẫn trên đây đã giúp quý doanh nghiệp nắm vững quy trình lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Để được tư vấn sâu hơn về các tình huống cụ thể, quý khách nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp.