Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, các chương trình khách hàng thường xuyên đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược marketing của các công ty cổ phần. Tuy nhiên, đằng sau những tấm thẻ thành viên hay điểm tích lũy là một hệ thống quy định pháp lý chặt chẽ mà doanh nghiệp cần phải tuân thủ.

1. Bản chất pháp lý của chương trình khách hàng thường xuyên

Dưới góc độ kinh doanh, đây là cách doanh nghiệp tri ân và giữ chân những khách hàng trung thành thông qua các lợi ích hữu hình như giảm giá, tặng quà hoặc phân cấp dịch vụ. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, hoạt động này được định nghĩa là một hình thức khuyến mại cụ thể.

Theo quy định tại khoản 7 Điều 92 Luật Thương mại 2005, chương trình khách hàng thường xuyên là việc:

"Tổ chức chương trình khách hàng thường xuyên, theo đó việc tặng thưởng cho khách hàng căn cứ trên số lượng hoặc trị giá mua hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng thực hiện dưới hình thức thẻ khách hàng, phiếu ghi nhận sự mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các hình thức khác."

2. Quy định về thẻ thông tin khách hàng thường xuyên

Thẻ khách hàng không chỉ là công cụ tích điểm mà còn là tài liệu pháp lý ghi nhận sự giao kết giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng. Để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng, khoản 2 Điều 14 Nghị định 81/2018/NĐ-CP yêu cầu các thông tin trên thẻ hoặc hệ thống lưu trữ phải bao gồm:

• Thông tin định danh: Tên thẻ và thông tin cơ bản của khách hàng (Họ tên, CMND/CCCD/Hộ chiếu).
• Cơ chế tham gia: Điều kiện và cách thức ghi nhận sự tham gia của khách hàng vào chương trình.
• Căn cứ tặng thưởng: Số lượng, trị giá hàng hóa khách hàng đã mua để làm căn cứ xác định lợi ích được hưởng.

Một điểm đáng lưu ý là doanh nghiệp không cần báo cáo kết quả thực hiện khi kết thúc chương trình khuyến mại này, giúp giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính sau khi triển khai.

3. Thủ tục hành chính: Đăng ký hay Thông báo với cơ quan chức năng?

Đây là câu hỏi khiến nhiều doanh nghiệp lúng túng. Căn cứ theo Điều 14 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, việc tổ chức chương trình khách hàng thường xuyên không phải đăng ký với Bộ Công Thương như các hình thức khuyến mại mang tính may rủi.

Thay vào đó, công ty cổ phần chỉ cần thực hiện thủ tục thông báo thực hiện khuyến mại đến Sở Công Thương nơi tổ chức chương trình. Việc thông báo này phải được thực hiện trước khi chương trình bắt đầu để cơ quan quản lý nhà nước có cơ sở giám sát và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

4. Nghĩa vụ công khai thông tin của doanh nghiệp

Tính minh bạch là yêu cầu tiên quyết trong hoạt động xúc tiến thương mại. Điều 97 Luật Thương mại 2005 quy định doanh nghiệp phải công khai các nội dung sau:

• Tên chương trình và thời gian diễn ra (ngày bắt đầu, ngày kết thúc).
• Địa bàn hoạt động khuyến mại.
• Giá trị hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại và các chi phí liên quan.
• Điều kiện cụ thể để khách hàng được nhận thưởng.

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định nêu trên không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành chương trình một cách trơn tru mà còn xây dựng được niềm tin vững chắc nơi khách hàng, khẳng định uy tín của thương hiệu trên thị trường.