Trong nỗ lực cải cách hành chính và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Bộ luật Lao động 2019 đã mang đến một thay đổi mang tính bước ngoặt: Bãi bỏ hoàn toàn thủ tục gửi định mức lao động cho cơ quan quản lý nhà nước. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính chủ động trong việc quản lý nhân sự. Tuy nhiên, tự do không đồng nghĩa với việc tùy tiện. Doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ những nguyên tắc cốt lõi để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và sự ổn định của quan hệ lao động.

Định mức lao động là gì và tại sao doanh nghiệp phải xây dựng?

Định mức lao động có thể hiểu đơn giản là việc xác định lượng thời gian hoặc sản lượng cần thiết để một người lao động có trình độ chuyên môn phù hợp hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc công việc trong điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định. Đây là thước đo quan trọng để doanh nghiệp thực hiện các công việc sau:

• Làm cơ sở để tuyển dụng và bố trí nhân sự hợp lý.
• Thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động.
• Tính toán và trả lương cho người lao động hưởng lương theo sản phẩm hoặc lương khoán.
• Đánh giá hiệu quả làm việc và năng suất lao động của từng bộ phận.

Nguyên tắc "vàng" khi xây dựng định mức lao động theo quy định mới

Theo quy định tại khoản 2 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, việc xây dựng mức lao động phải đảm bảo các tiêu chí khắt khe để tránh tình trạng "vắt kiệt" sức lao động:

"2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức."

Như vậy, định mức không được xây dựng dựa trên năng suất của những cá nhân xuất sắc nhất mà phải dựa trên khả năng của đại đa số công nhân viên. Nếu mức lao động quá cao khiến người lao động thường xuyên phải làm thêm giờ mới hoàn thành, doanh nghiệp có thể bị coi là vi phạm quy định về thời giờ làm việc.

Quy trình 4 bước xây dựng định mức lao động chuẩn pháp lý

Dù không còn phải gửi hồ sơ cho Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ quy trình nội bộ sau đây:

1. Xây dựng dự thảo: Bộ phận chuyên môn (như phòng nhân sự, phòng kỹ thuật) tính toán các thông số dựa trên thực tế sản xuất.
2. Tham khảo ý kiến: Theo khoản 3 Điều 93, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở) trước khi quyết định.
3. Áp dụng thử: Trước khi ban hành chính thức, mức lao động phải được áp dụng thử để kiểm chứng tính khả thi.
4. Công bố công khai: Định mức lao động sau khi ban hành phải được niêm yết công khai tại nơi làm việc để mọi người lao động đều biết và thực hiện.

Tin vui: Bãi bỏ thủ tục thông báo với cơ quan Nhà nước

Trước đây, theo quy định cũ, doanh nghiệp phải gửi định mức lao động kèm theo thang lương, bảng lương cho cơ quan quản lý nhà nước cấp huyện. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/01/2021, thủ tục này đã chính thức bị bãi bỏ. Doanh nghiệp chỉ cần lưu giữ hồ sơ tại đơn vị để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra khi có yêu cầu.

Sự thay đổi này giúp giảm bớt gánh nặng về giấy tờ, nhưng đồng thời cũng đặt lên vai doanh nghiệp trách nhiệm tự tuân thủ cao hơn. Nếu trong quá trình thanh tra, cơ quan chức năng phát hiện doanh nghiệp xây dựng định mức lao động không đúng quy trình hoặc không công bố công khai, doanh nghiệp vẫn sẽ đối mặt với các hình thức xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý, doanh nghiệp nên lập biên bản lấy ý kiến Công đoàn và lưu giữ đầy đủ các quyết định ban hành, thông báo niêm yết. Việc xây dựng định mức lao động khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là chìa khóa để nâng cao năng suất và giữ chân người lao động gắn bó lâu dài.