Ngày 05/03/2020 đánh dấu một cột mốc quan trọng trong công tác quản lý hành chính nhà nước khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư chính thức có hiệu lực thi hành. Văn bản này không chỉ thay thế các quy định cũ mà còn chuẩn hóa toàn diện cách thức soạn thảo, trình bày và quản lý văn bản trong kỷ nguyên số.

Dưới đây là 9 thay đổi trọng yếu mà mọi cán bộ, công chức, viên chức và người làm công tác văn thư cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo tính pháp lý của văn bản.

1. Phông chữ Times New Roman là bắt buộc

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Phụ lục I kèm theo, phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Việc quy định cứng một loại phông chữ giúp tạo sự thống nhất tuyệt đối trong hệ thống văn bản hành chính quốc gia, tránh tình trạng mỗi nơi dùng một kiểu gây khó khăn trong việc lưu trữ và đọc dữ liệu điện tử.

2. Khổ giấy A4 trở thành tiêu chuẩn duy nhất

Nếu như trước đây, một số loại văn bản như giấy giới thiệu, phiếu gửi có thể dùng khổ giấy A5, thì nay tất cả các loại văn bản hành chính đều phải trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4. Trong trường hợp nội dung có các bảng, biểu lớn mà không thể tách thành phụ lục riêng, người soạn thảo có thể trình bày theo chiều rộng của khổ giấy.

3. Cách đánh số trang văn bản có sự thay đổi lớn

Đây là điểm rất dễ gây nhầm lẫn cho người soạn thảo. Thay vì đặt ở góc phải bên dưới trang giấy như trước, số trang văn bản hiện nay được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản. Số trang được đánh từ số 1 bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và đặc biệt là không hiển thị số trang thứ nhất.

4. Bắt buộc ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp

Quy định mới yêu cầu tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải bao gồm cả tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). Đối với các cơ quan địa phương, phải ghi rõ tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện nơi cơ quan đóng trụ sở. Tên cơ quan ban hành được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, đứng, đậm và đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản.

5. Quy chuẩn về tên loại và trích yếu nội dung

Tên loại văn bản (như Quyết định, Thông báo, Công văn...) và trích yếu nội dung phải được đặt canh giữa. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm. Trích yếu nội dung đặt ngay dưới tên loại, dùng chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm và có đường kẻ ngang nét liền bên dưới với độ dài từ 1/3 đến 1/2 dòng chữ.

6. Trình bày căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ ban hành văn bản phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu, cơ quan ban hành và ngày tháng năm. Riêng đối với Luật và Pháp lệnh thì không cần ghi số và ký hiệu. Phần căn cứ này được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13 đến 14. Mỗi căn cứ phải xuống dòng, kết thúc bằng dấu chấm phẩy và dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.

7. Sự xuất hiện của chữ ký số cá nhân

Nhằm thúc đẩy chuyển đổi số, Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã chính thức pháp lý hóa chữ ký số của người có thẩm quyền. Hình ảnh chữ ký số là hình ảnh chữ ký tay trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng .png nền trong suốt và được đặt canh giữa chức vụ và họ tên người ký.

8. Quy định về dấu và chữ ký số của cơ quan

Hình ảnh dấu của cơ quan trên văn bản điện tử phải có màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu thật, định dạng .png nền trong suốt và phải trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về phía bên trái. Đây là quy định quan trọng để đảm bảo tính xác thực của văn bản điện tử.

9. Chuẩn hóa quy định về Phụ lục

Văn bản có từ hai phụ lục trở lên phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã (Phụ lục I, Phụ lục II...). Số trang của phụ lục được đánh số riêng cho từng phụ lục. Thông tin chỉ dẫn về văn bản ban hành phụ lục phải được ghi đầy đủ ở góc trên bên phải trang đầu tiên của phụ lục đó.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP không chỉ giúp văn bản đảm bảo tính thẩm mỹ mà còn khẳng định giá trị pháp lý và sự chuyên nghiệp của cơ quan, tổ chức trong hoạt động quản lý hành chính.