Trong hoạt động kinh doanh, con dấu không chỉ là công cụ xác nhận tính pháp lý của văn bản mà còn là biểu tượng cho uy tín của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, việc thất lạc hoặc mất con dấu là rủi ro hoàn toàn có thể xảy ra. Vậy trong bối cảnh pháp lý năm 2019, doanh nghiệp cần xử lý như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục trình báo và cung cấp mẫu tờ trình chuẩn nhất.

Doanh nghiệp cần bình tĩnh xử lý khi phát hiện mất con dấu (ảnh minh họa)

Quy định về quản lý con dấu doanh nghiệp năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Doanh nghiệp 2014 và Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 và vẫn đang sử dụng con dấu do cơ quan Công an cấp, việc quản lý con dấu vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an ninh trật tự. Khi xảy ra sự cố mất dấu, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục trình báo với cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Thủ tục cần làm ngay khi phát hiện mất con dấu

Khi phát hiện con dấu bị mất, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Kiểm tra và xác nhận việc mất dấu. Lập biên bản ghi nhận sự việc tại doanh nghiệp.
• Bước 2: Soạn thảo Tờ trình thông báo việc mất con dấu.
• Bước 3: Nộp hồ sơ trình báo tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về Trật tự xã hội - Công an tỉnh/thành phố nơi cấp dấu (đối với dấu do Công an cấp) hoặc thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh (đối với dấu tự chủ theo Luật 2014).
• Bước 4: Thực hiện thủ tục hủy mẫu dấu cũ và đăng ký/thông báo mẫu dấu mới để tiếp tục hoạt động.

Con dấu là tài sản quan trọng cần được bảo quản nghiêm ngặt (ảnh minh họa)

Mẫu Tờ trình thông báo mất con dấu chuẩn pháp lý

Dưới đây là mẫu tờ trình thông dụng được các doanh nghiệp sử dụng để trình báo với cơ quan chức năng trong năm 2019:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------------

..., ngày ... tháng ... năm ...

TỜ TRÌNH
(V/v mất con dấu/Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu)

Kính gửi: Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về Trật tự xã hội - Công an tỉnh/thành phố ...

Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................

Địa chỉ trụ sở chính: ....................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: .................................... do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ................. cấp đăng ký lần đầu ngày .../.../... Cấp đăng ký thay đổi lần thứ ... ngày .../.../...

Họ và tên người đại diện theo pháp luật: ........................................................................

Chức danh: ...................................................................................................................

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phát hiện mất con dấu / Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu.

Lý do: .......................................................................................................................

Nay (Tên doanh nghiệp) làm tờ trình này báo cáo Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về Trật tự xã hội Công an tỉnh/thành phố ................. để được xem xét, giải quyết theo quy định của pháp luật.

Mục đích xác nhận: Để làm thủ tục hủy dấu cũ và cấp/thông báo dấu mới.

Rất mong sự giúp đỡ của Quý cơ quan.

Trân trọng cảm ơn!

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro pháp lý

Việc mất con dấu nếu không được trình báo kịp thời có thể dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng như: bị kẻ xấu lợi dụng để ký kết hợp đồng giả mạo, đóng dấu lên các văn bản trái pháp luật gây thiệt hại về tài chính và uy tín cho doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế quản lý và sử dụng con dấu nội bộ chặt chẽ theo quy định tại Điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Việc bàn giao con dấu giữa các cá nhân trong công ty phải có biên bản rõ ràng và được lưu trữ hồ sơ cẩn thận.

Hy vọng mẫu tờ trình và những hướng dẫn trên sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải quyết được sự cố mất con dấu một cách đúng luật và an toàn nhất.