Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam năm 2020, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần trong việc kê khai thuế, bảo hiểm xã hội và ký kết hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan và chủ quan, doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục thu hồi chứng thư số để đảm bảo an toàn pháp lý.

Căn cứ pháp lý về việc thu hồi chứng thư số

Hoạt động chứng thực chữ ký số trong giai đoạn này được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Giao dịch điện tử 2005 và chi tiết tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Theo quy định tại Điều 29 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chứng thư số của thuê bao sẽ bị thu hồi trong các trường hợp cụ thể sau:

"1. Chứng thư số của thuê bao bị thu hồi trong những trường hợp sau đây:
a) Khi thuê bao yêu cầu bằng văn bản và yêu cầu này đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của mình xác minh là chính xác;
b) Khi thuê bao là cá nhân đã chết hoặc mất tích theo tuyên bố của tòa án hoặc thuê bao là tổ chức giải thể hoặc phá sản theo quy định của pháp luật;
c) Khi có yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan công an hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông;
d) Theo điều kiện thu hồi chứng thư số đã được quy định trong hợp đồng giữa thuê bao và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng."

Khi nào doanh nghiệp cần làm Giấy đề nghị thu hồi chứng thư số?

Trên thực tế, các công ty cổ phần thường thực hiện thủ tục này khi rơi vào một trong các tình huống sau:

• Thay đổi người đại diện theo pháp luật: Khi người giữ chứng thư số cũ nghỉ việc hoặc thay đổi chức vụ, doanh nghiệp cần thu hồi để cấp mới cho người kế nhiệm.
• Mất thiết bị lưu trữ (USB Token): Để tránh việc bị kẻ xấu lợi dụng ký khống các văn bản, doanh nghiệp phải yêu cầu thu hồi ngay lập tức.
• Nghi ngờ lộ khóa bí mật: Khi có dấu hiệu thông tin bảo mật bị xâm phạm.
• Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh hoặc giải thể: Chấm dứt hiệu lực của các giao dịch điện tử liên quan.

Mẫu Giấy đề nghị thu hồi chứng thư số chuẩn năm 2020

Dưới đây là mẫu đơn được xây dựng dựa trên yêu cầu chung của các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) hiện nay:

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Sau khi gửi Giấy đề nghị, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số sẽ tiến hành xác minh. Theo khoản 2 Điều 29 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, ngay khi có căn cứ, nhà cung cấp phải thu hồi chứng thư số và công bố công khai trên cơ sở dữ liệu. Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra trạng thái chứng thư số trên hệ thống của nhà cung cấp để đảm bảo yêu cầu đã được xử lý hoàn tất.